کتاب « راه‌های موثر برای ایجاد انگیزه »، نوشته برایان تریسی
۱. فاکتور ایکس (۱)
در سال‌های ۱۹۴۰ و اوایل سال‌های ۱۹۵۰، مشاوران مدیریتی در اروپا تحقیقات زیادی در مورد بازده کارخانه‌های اتومبیل‌سازی در انگلستان و مقایسهٔ آن با کارخانه‌های مشابه در آلمان غربی صورت دادند. نتیجه نشان داد که حداکثر کارآیی کارخانه‌های اتومبیل در آلمان، چهار برابر انگلستان است.
ابتدا محققان بر این باور بودند که این نابرابری به دلیل مدرن بودن کارخانه‌های آلمانی است که پس از جنگ جهانی دوم بازسازی شده بود، حال آنکه اغلب کارخانه‌های انگلیسی کهنه بودند و هنوز هم از همان ماشین‌آلات سال‌های ۱۹۳۰ استفاده می‌کردند.
برای سنجش دقیق‌تر این نظریه، محققان کارخانه‌های جدید انگلیسی را با کارخانه‌های جدید آلمانی مقایسه کردند. یعنی کارخانه‌هایی که تولیدات هم‌اندازه و نیروی کار برابری داشتند و از فناوری و مواد اولیهٔ یکسانی استفاده می‌کردند. این بار نیز متوجه شدند که بین بهترین کارخانه و بدترین نوع آن در دو کشور، باز هم همان اختلاف یک‌به‌چهار وجود دارد.
این تفاوت تولید که قابل توضیح با مواد یا عوامل تکنیکی نبود، به اسم «فاکتور ایکس» شناخته شد. دستاورد فاکتور ایکس که امروزه «فاکتور روانی» نامیده می‌شود، راهگشای انقلابی در روش مدیریتی در دنیای آزاد شد که در طول شصت سال گذشته فراگیر شد.
تا سال‌های پرفشار ۱۹۳۰، تقریبا تمام پیشرفت‌های مدیریتی در نتیجهٔ امتیاز در فناوری، علم و فرآیند تولید بود. از زمان جنگ جهانی دوم، اغلب پیشرفت‌ها به واسطهٔ روان‌شناسی مدیریتی در ارتباط با سرشت و خوی انسانی است.
فاکتور ایکس بیشتر از هر چیز مشخص می‌کند که چرا بعضی از شرکت‌ها موفق می‌شوند و برخی شکست می‌خورند. چرا بیست درصد از شرکت‌هایی که در صدر قرار دارند، هشتاد درصد سود را به خود اختصاص می‌دهند و چرا بااستعدادترین افراد، جذب بهترین شرکت‌ها می‌شوند.
با پذیرش عوامل روان‌شناسی در میزان کارآیی و سوددهی، می‌توانید تفاوتی فاحش در تأثیرگذاری به‌عنوان مدیر و نیز قابلیت‌هایتان برای نتیجه‌گیری ایجاد کنید.
مرکز فرماندهی
عامل روان‌شناختی در نهایت به نکته‌ای ساده می‌رسد: خویشتن‌بینی! کشفِ خود، مهم‌ترین پیشرفت در یافتن نیروی بالقوهٔ بشر در قرن بیستم و بیست‌ویکم است.
خویشتن‌بینی باور ساختار یا ارزشِ نظام فردی است که از همان دوران کودکی شکل می‌گیرد و توسعه می‌یابد، و مجموعه‌ای است از همهٔ احساسات، تجربیات، تصمیمات، تحصیلات و رویدادهایی که در تمام طول زندگی تا به امروز رخ می‌دهد. خویشتن‌بینی معین می‌کند که هرکس در مورد خودش چه فکری می‌کند، چه احساسی در مورد خودش دارد و خود را در ارتباط با دنیای بیرونی چگونه می‌بیند.
خویشتن‌بینی به فرمانده‌ای می‌ماند که در مرکز ویژگی‌ها و نیروی تولید، رفتارها و واکنش‌ها نشسته باشد. تمام تغییرات یا اصلاحات عملکرد یا رفتار، از اصلاح خویشتن‌بینی شروع می‌شود؛ به‌عبارت دیگر، تمام تغییرات در دنیای بیرونی فرد، با ایجاد تغییرات در دنیای درونی آغاز می‌شود.
خویشتن‌بینی و عملکرد
خویشتن‌بینی از سه بخش ساخته شده است: آنچه مطلوب ماست، خودانگاره و خودباوری. حالا بیایید نگاهی به این سه جزء بیندازیم. مطلوب هر فرد، خلاصهٔ یک تصویر از آن چیزی است که او آرزو دارد در زندگی‌اش باشد. این کمال مطلوب، اهداف، رؤیاها، آرزوها و خواسته‌هایی است که هر انسانی در مورد خودش دارد یا آرزو دارد که در آینده برایش رخ دهد.
هر فرد تحت تأثیر ارزش‌های جمعی و الگوهایی قرار می‌گیرد که توسط افراد سرشناس سازمان ارائه می‌شود. فرهنگ و محیط کاری که فرد را در خود دارد نیز بسیار مؤثر است.
دومین بخش خویشتن‌بینی، خودانگاره است. یعنی هر فرد فکر می‌کند که دیگران او را چطور می‌بینند. آنهایی که خودشان را دوست‌داشتنی، دارای اعتمادبه‌نفس و شایسته می‌بینند، بی‌شک در محیط کارشان افرادی کارآتر از کسانی هستند که خودشان را افرادی لایق و به دردبخور نمی‌دانند.
خودانگاره اغلب تحت تأثیر طرز رفتار دیگران با شما شکل می‌گیرد. وقتی با کسی طوری برخورد شود که گویی فردی ارزشمند و مهم و قابل احترام است، آن‌وقت او نیز بدون تردید در مورد خودش مثبت‌تر فکر می‌کند و درنتیجه وظایفی را که به عهده‌اش گذاشته می‌شود، بهتر و دقیق‌تر انجام می‌دهد.
سومین بخش و مرکز خویشتن‌بینی، سطح خودباوری فرد است. می‌توان خودباوری را با عبارت «چقدر خودت را دوست داری!» تعریف کرد. اغلب مردم خودشان را دوست دارند و در دل به خود احترام می‌گذارند؛ اهدافی دست‌نیافتنی‌تر را دنبال می‌کنند و ارزش کاری خود را بیشتر از دیگران می‌دانند. کسی که خودش را دوست داشته باشد، دیگران را هم دوست دارد و بنابراین می‌تواند همکار خوبی نیز باشد.
خودباوری مرکز واکنش‌های شخصیت فردی هم هست و میزان توان، شوروشوق، اشتیاق، نشاط و اعتمادبه‌نفس را نیز مشخص می‌کند.
کلید خلق سازمانی با حداکثر بازده، ایجاد محیطی سرشار از خودباوری است و این ممکن نمی‌شود مگر با زدودن احساس ترس از شکست و مورد تأیید قرار نگرفتن از جانب مقامات بالاتر. مدیری که محیطی سرشار از خودباوری خلق کند، شانه خالی کردن از زیر کار و کم‌کاری به حداقل می‌رسد و سودآوری به حداکثر، و البته ضریب اشتباهات هم کاهش می‌یابد.
نقش مدیر
هفت راه وجود دارد که هر مدیری می‌تواند خودباوری را در کارمندانش ایجاد و آن را تقویت کند.
این شیوه می‌تواند انگیزه ایجاد کند.
۱. چالش: به افراد وظایفی واگذار کنید که بتوانند خودشان را نشان دهند. هر چه بیشتر آنها را درگیر کنید، بیشتر احساس مفید بودن می‌کنند.
۲. آزادی: به افرادتان استقلال کافی بدهید و آنها را زیر ذره‌بین نگذارید. هر چه در مورد انجام کارهایشان احساس آزادی بیشتری کنند، احساس بهتری نسبت به خودشان پیدا می‌کنند.
۳. کنترل: زمان‌های خاصی را به بازنگری، انتقاد، پیشنهاد و بحث در مورد کار اختصاص دهید. هر چه توجه به کارِ کارمندن بیشتر باشد، آنها احساس خوشایندتری در مورد خودشان پیدا می‌کنند و کارشان را ارزشمندتر می‌بینند.
۴. احترام: وقتی از دیگران نظرخواهی می‌کنید اگر موقعی که حرف می‌زنند با توجه زیاد گوش کنید، آنها احساس می‌کنند که افرادی باارزش هستند و اهمیت زیادی دارند. با گوش کردن به حرفهای دیگران از روی توجه و بررسی دقیق نظریات آنها ـ حتی اگر شما مدیر باشید و نخواهید حرف‌هایشان را بپذیرید ـ نشان می‌دهید که به فرد فرد آنها احترام می‌گذارید.
۵. خودنگری: کارمندانتان هر چه شما را صمیمی‌تر احساس کنند و ببینند که به آنها اهمیت می‌دهید و آنها را بالاتر از صرفا کارمند می‌بینید، در انجام وظایف خود سعی و تلاش بیشتری می‌کنند. اگر با کارمندانتان طوری رفتار کنید که انگار دوستانتان هستند و آنها را جزئی از «خانوادهٔ» خودتان بدانید، به آنها احساس امنیت و خاطرجمعی می‌دهید و این احساس را در آنها به‌وجود می‌آورید که افراد مهمی هستند.
۶. تجربهٔ موفقیت ها: واگذاری وظایف بر عهدهٔ کسانی که می‌دانید از موفقیت‌ها: پس آن برمی‌آیند و در انجامش موفق می‌شوند، یکی از کلیدهای ایجاد خودباوری است. پس از اینکه وظیفه‌ای را به انجام رساندند، آن را موفقیت بنامید طوری که کارمندتان احساس کند قهرمان و برنده است.
۷. توقعات مثبت: شاید این نیرومندترین محرک در میان همهٔ شیوه‌های مثبت: بالا باشد. هیچ چیزی نمی‌تواند خودباوری یک کارمند را به اندازهٔ وقتی که احساس کند مدیرش به او اعتقاد دارد، بالا ببرد. وقتی کارمندی احساس کند مدیرش او را دوست دارد و وی را خوب و شایسته می‌داند، در انجام وظایف محول تمام تلاش خود را می‌کند. مدیری شرکت موفقی دارد که محیطی فوق‌العاده برای کارمندانش به‌وجود آورد. درک نقش خودباوری در رفتار، نقطهٔ شروع تأثیرگذاری در مدیریت و ایجاد انگیزه است.
تمرین
۱. خودتان را عادت دهید طوری با کارمندانتان برخورد کنید که به آنها بفهمانید افرادی ارزشمند، مهم، باهوش و شایسته‌اند. در تماس با کارمندانتان دنبال هر راهی برای ایجاد خودباوری و اعتمادبه‌نفس در آنها باشید.
۲. دائما به کارمندانتان بگویید که چقدر خوب هستند و چقدر تحت تأثیر کارهایشان قرار گرفته‌اید. وقتی با اعتماد فراوان از کارمندانتان توقع انجام هر چه بهتر کارها را داشته باشید، کمتر پیش می‌آید که شما را ناامید کنند.
۲. افراد مناسب را انتخاب کنید
انتخاب افراد درست و مناسب، نقطهٔ شروع برای کارِ مدیریتی فوق‌العاده است. در گام اول، شاید بتوان گفت نودوپنج درصد موفقیت شما به‌عنوان مدیر، به قابلیت شما در انتخاب افراد درست و مناسب بستگی دارد.
اگر افرادی نامناسب را استخدام کنید، دیگر اهمیتی ندارد که چه کنید، از چه تکنیک‌ها و روش‌هایی سود ببرید یا چقدر تلاش کنید، چون فرق زیادی هم نمی‌کند. تقریبا تمام مسائل و مشکلات شما به‌عنوان مدیر به زمانی برمی‌گردد که انتخابتان در مورد کارمندانتان نادرست بوده است و افرادی نامناسب و برای مشاغلی خاص برگزیدید.
جیم کالینز در کتاب «خوب برای بزرگ بودن» پیشنهاد می‌کند: «اساسا اولین وظیفهٔ هر مدیری قرار دادن افراد روی صندلی‌های مناسب در یک اتوبوس است و اگر فرد نامناسبی یافت، باید بلافاصله او را پیاده کند.»
هنگامی‌که یاکوچا (۲) برای نجات کارخانهٔ کرایسلر (۳) آمد، آنجا در آستانهٔ ورشکستگی بود. یا کوچا پس از تأمین سیصدوپنجاه میلیون دلار وام برای سر پا نگه داشتن کارخانه، سروسامانی به مدیریت آنجا داد. او در یک دورهٔ سه ساله سی‌وپنج نفر از اعضای شصت‌وپنج نفری معاونان بخش مدیریت را عوض کرد و با به‌کار گماردن افرادی با مهارت بالا در شغل‌های مناسب، باعث شد که اتومبیل‌های تولیدی این کارخانه نه‌تنها در امریکا، بلکه در سراسر جهان بازار فروش مناسبی پیدا کند.
با قرار دادن افراد مناسب در مکان‌های درست، کارخانهٔ کرایسلر بازده مالی خوبی یافت که نه‌تنها ضررها را جبران کرد، بلکه سود فراوانی هم نصیب این کارخانه شد. یاکوچا تمام سیصدوپنجاه میلیون دلار وام را مسترد و نام این کارخانه را بلندآوازه کرد.
از طریق کار، فکر کنید
استخدام افراد مناسب اولین و مهم‌ترین نقش را در ایجاد مدیریت موفقیت‌آمیز دارد. شروع کنید به اندیشیدن از طریق کار و بهتر است که افکارتان را روی کاغذ بیاورید. فهرستی از تمام ویژگی‌های شخصیتی و کیفیت‌هایی تهیه کنید که برای مسئولیتی خاص در یک نفر احتیاج دارید. ابتدا بر نتایج خاص و قابل اندازه‌گیری متمرکز شوید و توقعی را هم که از کارمند جدیدتان دارید، مشخص کنید.
عامل دومی که باید دنبالش باشید، مجموعه‌ای از مهارت‌های اولیه‌ای است که فرد برای به‌دست آوردن نتیجهٔ دلخواه در کار مورد نظرتان به آن احتیاج دارد. برای اطمینان از اینکه فرد مورد نظرتان توانایی‌ها و مهارت‌های لازم را دارد، مصاحبه‌ای دقیق کمک‌حال است. همان‌طور که پیتر دراکر می‌گوید: «فقط نوع انجام کارها در گذشته است که می‌تواند بدون هیچ خطایی آیندهٔ کارآی ما را نشان دهد.»
دست آخر، در استخدام کارمند همان‌قدر به رفتار و ویژگی‌های شخصیتی و منش او اهمیت دهید که مهارت‌هایش برای‌تان مهم است. اطمینان حاصل کنید که فرد تازه استخدام‌شده در فرهنگ محیط کار جدیدش آرامش دارد و به‌راحتی می‌تواند با شما و بقیهٔ کارکنان همکاری کند.
اگر افرادی را استخدام کنید که ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری مناسب داشته باشند، آنگاه می‌توانید مطمئن باشید که آموزش و تربیت او برای انجام مسئولیت مورد نظرتان اصلاً کار سختی نیست.
کتاب راه‌های موثر برای ایجاد انگیزه
نویسنده : برایان تریسی
مترجم : فرزام حبیبی اصفهانی
انتشارات لیوسا
۱۳۶ صفحه شابک
