Getting Things Done : هنر مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری

شاید عجیب باشد، اما مشهور ترین تکنیک مدیریت زمان و افزایش بهره وری در دنیا توسط فردی پایه گذاری شده است که پس فارغ التحصیلی از کالج، شدیدا معتاد به هروئین بوده و تا ۳۵ سالگی ۳۵ شغل رسمی را تجربه کرده است. دیوید آلن ۶۹ ساله که جزو بهترین مشاوران افزایش بهره وری در دنیا شناخته می شود، در سال ۱۹۸۰ موفق می شود تا فرآیندی را برای برنامه ریزی فعالیت های مدیران شرکت لاکهید که در حوزه ی نظامی و فضایی فعالیت می کند، ترتیب دهد. او این فرآیند را به مرور تکمیل می کند و در نهایت تکنیکی را با نام Getting Things Done یا به اختصار GTD ارائه می کند که باعث شهرتی جهانی برایش می شود.

ایده اصلی این تکنیک بر این مبناست که شخص ابتدا باید کارها را از ذهن خود خارج و آنها را ثبت کند. با این کار ذهن از یادآوری این که چه کارهایی را باید انجام دهد رها می شود و می تواند بر اساس یک روند صحیح روی انجام کارهای پیش رو تمرکز نماید. در روش های سنتی مدیریت، همه ی مفاهیم حول محور اولویت بندی می چرخد اما در روش GTD برای انجام کارها یک فرآیند مشخص تعریف می شود و طبق این فرآیند کارها یک به یک انجام می شوند. این روش بر مبنای ساده سازی فرآیند ثبت، کنترل و دریافت تمام اطلاعاتی که برای انجام یک کار ممکن است لازم شود، شکل گرفته است. یکی از بهترین مزیت های این روش این است که به ما می گوید تا چه کاری را الان انجام دهیم، چه کاری را به دیگری واگذار کنیم و چه کاری را به آینده موکول کنیم. علاوه بر این GTD یک فلسفه برای مدیریت کارهاست و نه یک ابزار و این به شما اجازه می دهد تا متناسب با محیط کار و حرفه ی خود از آن استفاده کنید. این روش برای تسلط بر مدیریت اجرای کارها ۵ مرحله را پیشنهاد می کند :

– تمام مواردی را که ذهن ما را به خود مشغول کرده است در یک جا جمع آوری کنیم

– بررسی کنیم که این موارد چه هستند و قرار است تا چه کاری را بابت آنها انجام دهیم


خرید کتاب از نزدیک‌ترین کتاب فروشی شهر

– مشخص کنیم که قرار است چه نتیجه ای از آنها بگیریم

– تصمیم بگیریم که قرار است کدام کارها را اول انجام دهیم

– کارها را به معنای واقعی تمام کنیم

مطمئنم که پس از خواندن این مراحل ساده با خود گفته اید که من هم دقیقا همین مراحل را طی می کنم اما هیچ وقت کارهایم ساماندهی نشده اند. علت این است که همه ی ما در یکی از این مراحل ضعف داریم، یعنی ممکن است تمام ذهن خود را بر روی کاغذ خالی کنیم اما هرگز ننویسم که قرار است از آنها چه نتیجه ای بگیریم یا ممکن است که در اولویت بندی کارها دقت لازم را به کار نبندیم و یا در مرحله ی آخر کار را تمام نکنیم. دیوید آلن در کتاب صوتی مدیریت زمان به روش GTD می گوید که کیفیت نهایی انجام کار توسط شما می تواند به اندازه ی بی کیفیت ترین مرحله پایین بیاید. پس برای به نتیجه رسیدن، این زنجیره باید همواره به درستی کار کند. البته ابزارهای دیجیتال مانند اپ های موبایل که به تهیه لیست هایی برای انجام دادن کارها کمک می کنند می توانند به استفاده از این تکنیک کمک کند. اپ Any.do به خاطر سادگی وارد کردن تودوها، امکان یاداوری و همچنین رایگان بودن می تواند بهترین گزینه باشد.

البته بهترین روش برای آنکه یاد بگیریم این فرآیند را به درستی پیاده سازی کنیم، ضعف های خود را در هر کدام از مراحل برطرف کنیم و از اپ های موبایل برای این کار بهره بیریم، اینست که این تکنیک را از زبان خود دیوید آلن با گوش دادن به کتاب صوتی تکنیک مدیریت زمان به روش GTD ، که حدود یک ساعت از وقتمان را خواهد گرفت، یاد بگیریم. این کتاب صوتی از وبسایت نوار قابل دریافت است.

نظرات

  1. من دارم کم کم خودم رو با این روش وقف میدم، دیگه داره سرم شلوغ میشه و همچین روشى شدیدا لازمه! خیلى هم خوب عمل میکنه! دیگه مشغله ى ذهنى رو از بین میبره!
    کتاب کاملش حداقل ٣٠٠ صفحس، چطورى صوتیش ١ ساعت میشه؟
    براى کسانى که دیوایس هاى اپل دارن( آیپد،آیفون و مک)، براى پیاده سازى این تکنیک (به نظر من) بهترین اپلیکیشن OmniFocus هست. تنها نکته ى منفیش قیمتش هست که براى iOS ۴٠$ هست و براى مک فک کنم ۵٠$ و متاسفانه تا حالا من از این شرکت ندیدم اپلیکیشنى تخفیف بخوره. اتفاقا همین امروز خریدمش. اپلیکیشن هاى Things و ۲Do رو هم تست کردم ولى شخصا با اونا نتونستم ارتباط برقرار کنم.

    ممنون از این که این روش رو معرفى کردین. خواهشا در آینده به این روش و این مبحث Productivity بهاى بیشترى بدین چون یکى از ضعف هاى ما ایرانى ها، نه تنها عدم استفاده از این روش هاست، بلکه اصلا درباره ى این مسائل کوچکترین اطلاعى نداریم و اصلا نمیدونیم همچین چیز هایى هم وجود دارند.

    یک نکته ى کوچیک و بیربط به این موضوع: شاید من اینطورى احساس میکنم ولى آقاى دکتر، شما عادتمون دادین که بعد از وقایعى مثل پاریس، یک مطلب مربوط، از شما با برداشتتون از واقعه بخونیم .D:D:

  2. دکتر تبلبغات بالا رفته ها … ادم شک میکنه….!!

  3. وب‌سایت درسنامه،‌ دوره‌ای با نام مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری داره. این تکنیک به خوبی و به تفصیل در آن‌جا توضیح داده‌شده. گذراندن این دوره را به همه توصیه می‌کنم.

  4. بذارین بگم چه اتفاقی افتاد. بعد از خوندن این مطلب و از اونجا که چندان با آدیو بوک میونه خوبی ندارم، چون حافظه ی شنیداری من به اندازه ی حافظه ی دیداری و خواندنیم قوی نیست، تصمیم گرفتم که نسخه انگلیسی و فایل پی دی اف این کتاب رو تهیه کنم. توی سرچ کردن هام به یه لینک جالب برخوردم که مطلبی بود نوشته شده در سال ۲۰۰۸ با عنوان «۲۶ دلیل که نباید از GTD استفاده کرد». من این مطلب رو خوندم و بنظرم جالب بود. لینکش رو میذارم که باقی دوستان هم اگه خواستن یه چک بکنن:

    http://www.geekpreneur.com/26-reasons-not-to-use-gtd

  5. ۲۶ دلیل که نباید از این روش استفاده کرد رو هم بخونید

    http://www.geekpreneur.com/26-reasons-not-to-use-gtd

  6. راستش با بخش معرفی کتاب با سایتتون اشنا شدم و تقریبا اکثر کتاب هایی هم که معرفی کردین مطالعه کردم ولی این روزا با کم کاری تو این بخش یکم دارم نا امید میشم
    مخصوصا الان که هفته کتابه و اتفاق های زیادی هم تو حوزه داستان و کتاب افتاده

  7. سلام
    با تشکر از انتشار مطالب مفید، شایسته بود که در متن عنوان میکردید که این فایل صوتی غیررایگان هست و این مطلب تبلیغاتی است. به نظرم با این روش بی احترامی به کاربرانی کردید که چنین انتظاری نداشتند.

پاسخ دادن به شهاب الدین لغو پاسخ

ایمیل شما نزد ما محفوظ است و از آن تنها برای پاسخگویی احتمالی استفاده می‌شود و در سایت درج نخواهد شد.
نوشتن نام و ایمیل ضروری است. اما لازم نیست که کادر نشانی وب‌سایت پر شود.
لطفا تنها در مورد همین نوشته اظهار نظر بفرمایید و اگر درخواست و فرمایش دیگری دارید، از طریق فرم تماس مطرح کنید.