تفاوت‌های میان افراد شلوغ و سازنده؛ شما مانند کدام‌ یک هستید؟

تلاش برای اثرگذاری بیشتر در کار باعث شکل گرفتن تصورات اشتباهی درباره یک روز کاری شلوغ شده است. بیشتر مردم تصور می‌کنند مشغول بودن به معنای مفید بودن است. همیشه اثرگذاری با بیشتر کار کردن همراه نیست و یک روز کاری شلوغ لزوما یک روز کاری مفید نیست.

در اینجا برخی بینش‌های ارزشمند نشات گرفته از سخنان کانور نیل ( Conor Neill) درباره افراد سازنده یا اصطلاحا «یونیکورن» (unicorns) را مرور می‌کنیم تا بدانیم این افراد در طول یک هفته کاری دست به چه کارهایی می‌زنند و تفاوت آن‌ها با افرادی که فقط کار بیشتری انجام می‌دهند؛ چیست.

افراد شلوغ سعی می‌کنند کارهای بیشتری در یک روز بگنجانند؛ افراد سازنده با هوشیاری ۵۰ درصد لیست کارها را خالی می‌کنند

افراد شلوغ فکر می‌کنند باید در طول یک روز کاری ۸ الی ۹ ساعته، کارهای بیشتری انجام بدهند و مرتبا در حال افزایش کارهای خود هستند؛ به‌طوری‌که لیست کارهای آن‌ها بیشتر از ظرفیت و توانایی کاری آن‌ها است. در نهایت هم باید بیشتر کارهای خود را به روز آینده موکول کنند.

اما افراد سازنده و فعال به خوبی می‌دانند در لیست کارهای خود نباید ۴۰ کار را گنجانده باشند. آن‌ها با کمی هوشیاری و تیزهوشی، روزهای کاری را برنامه‌ریزی می‌کنند و فقط به کارهای مهم می‌پردازند. رویکرد این افراد انجام کارهای کمتر ولی مهم‌تر و موثرتر است.

افراد شلوغ سریعا سراغ هر کاری می‌روند؛ افراد ساده تفاوت «فوری» و «مهم» را می‌دانند

افراد شلوغ بیشتر وقت خود را در محل کار درگیر کارهای جانبی و جزئی بی‌اهمیت می‌کنند و توجهی به اهمیت برخی کارها یا اصل فوری بودن آن کارها ندارند. در هر شرکتی، بسیاری از کارها برچسب فوری می‌خورند ولی این برچسب‌ها فقط از نظر رئیس یا همکاران زده شده‌اند و واقعا فوری نیستند.

افراد سازنده و مولد می‌دانند چگونه باید میان کارهای فوری و کارهام مهم تفکیک‌سازی کنند و با تقسیم ساعت‌های کاری خود برای انجام کارهای واقعا فوری یا مهم؛ تمرکز خود را روی کارهای اصلی می‌گذارند و کارهای جانبی و بی‌اهمیت یا بی‌تاثیر را کنار می‌گذارند.

افراد شلوغ همیشه حواس‌پرت و سردرگم هستند؛ افراد سازنده سیستم ایجاد می‌کنند

افراد شبوغ طی سال‌ها عادت کردند به بهره‌وری کاری توجهی نداشته باشند و بسیاری از کارها را از روی عادت هر روزه یا اجبار انجام می‌دهند. مثلا، از روی اجبار و عادت ایمیل‌های خود را روزانه چک می‌کنند؛ اگر وسط کار تلفن آن‌ها زنگ بخورد، کار را قطع می‌کنند و فعالیت‌های دیگری دارند که دائما باعث حواس‌پرتی و پریشانی ذهنی و عدم تمرکز می‌شود.

در مطالعه‌ای که اخیرا دانشگاه کینگ کالج انجام داده است؛ چک کردن صندوق ایمیل‌ها از روی عادت و اجبار می‌تواند تا ۱۰ امتیاز ضریب هوشی افراد را کاهش دهد. جابه‌جایی مداوم میان کارها، ساختار مغز را تغییر می‌دهد و منجر به عدم تمرکز می‌شود.

در آن سو، افراد سازنده برای پیش‌پا افتاده‌ترین کارها مانند بررسی ایمیل‌های خود هم سیستم درست کرده و برنامه مشخص و زمان‌بندی‌ شده‌ای دارند. یک زمان کوتاه و مشخص به بررسی ایمیل‌ها اختصاص داده و بیشتر تمرکز کاری خود را روی امور مهم و با اولویت برای تحقق اهداف روزانه خود می‌گذارند.

افراد شلوغ چند وظیفه‌ای هستند؛ افراد سازنده تمرکزمحور هستند

افراد شلوغ سعی می‌کنند همزمان ۱۵ کار را با هم انجام دهند. این افراد همزمان چندین برگه در مرورگر وب خود باز کرده و روی چندین فایل و پوشه در کامپیوتر کار می‌کنند. دائما مشغول بررسی تقویم خود هستند تا همه این کارها را به موقع تحویل دهند.

افراد سازنده بیشتر روی یک کار دارای بازدهی بالا تمرکز می‌کنند. آن‌ها به انجام همزمان دو کار اهمیت کمتری داده یا اینکه یک کار بسیار کم اهمیت را در کنار کار پر اهمیتی به دست می‌گیرند. مثلا، در حالی‌که منتظر شروع جلسه هیئت مدیره شرکت است؛ همزمان ایده‌هایی درباره یک پروژه آینده شرکتش یادداشت‌برداری می‌کند.

این افراد خوب می‌دانند اگر قرار است چند وظیفه‌ای داشته باشند؛ باید سراغ کارهایی بروند که کمتر تمرکز و انرژی و ذهن‌شان را درگیر کند تا بیشتر انرژی و بهره‌وری خود را برای کارهای مهم‌تر بگذارند.

اگر فردی شلوغ هستید ولی دوست دارید به فردی سازنده و مولد تبدیل شوید؛ از قانون ۸۰/۲۰ پیروی کنید. کارهای غیر ضروری در طول روز را حذف کنید؛ کارهایی که حداقل تاثیر را در بهره‌وری کاری شما دارند.

افراد شلوغ مانند فروشگاه‌های زنجیره‌ای هستند؛ افراد سازنده می‌دانند چه موقع باید درب فروشگاه را ببندند

برخی افراد در جوانی روی چندین هدف با هم تمرکز داشتند. مثلا، اقدام به یادگیری یک زبان جدید کردند؛ همزمان سراغ یادگیری برنامه‌نویسی و کدنویسی رفتند و به مهاجرت به یک کشور دیگر فکر کردند. همین‌طور، دنبال راه‌اندازی وب‌سایت شخصی خود بودند و دوست داشتند ورزش را به طور حرفه‌ای دنبال کنند.

اما وقتی انسان از دوران شوریدگی جوانی فاصله می‌گیرد و زندگی شکل حرفه‌ای تری به خود پیدا می‌کند؛ باید روی یک یا دو هدف تمرکز کنید و دیگر نمی‌توانید همه اهداف یا رویاهایی که در جوانی دوست داشتید را همزمان پیش ببرید.

افراد سازنده و مولد، سعی می‌کنند اهداف یا رویاهای خنثی را غیرفعال کنند و فقط بروی اهداف استراتژیک تمرکز داشته باشند. برنامه‌هایی که برای آن‌ها عملی نیست یا صرفا در حد یک ایده است و هیچ دستورالعمل عملی و واقعی برای آن در زندگی ندارند را کنار گذاشته و تمام انرژی و منابع خود را برای چیزی تمرکز می‌کنند که حیاتی است.

افراد شلوغ به میزهای خود چسبیدند؛ افراد سازنده می‌دانند چه زمانی باید استراحت کنند

افراد مشغول به ندرت استراحت می‌کنند. در حقیقت، این افراد از تفکر متنفر هستند و تصور می‌کنند میان کارشان وقفه می‌افتد و معطل می‌شوند. این افراد با دیدن افراد سازنده که انگار در تمام مدت عمرشان در تعطیلی و استراحت هستند و دارند از زندگی لذت می‌برند؛ حس ناامیدی پیدا می‌کنند.

ولی نکته مهم این است که افراد سازنده می‌دانند چه زمانی برای خودشان یک هوا یا لحظه تازه بسازند. آن‌ها با خوردن یک غذای ساده ولی خوشمزه که دوست دارند؛ دوش گرفتن، کمی ورزش یا مدیتیشن، خوردن یک میان وعده و تماشای یک فیلم کمدی، به خودشان استراحت می‌دهند. آن‌ها اجازه می‌دهند مغزشان پس از چند ساعت کار طولانی، کمی استراحت کند تا به کارایی بیشتری دست پیدا کنند.