چگونه مودبانه حرف بزنیم؟ – رعایت ادب در گفتگوهای رودررو، مکالمه تلفنی و در اینترنت

یک گفتگو هنگامی صورت می گیرد که دو یا چند نفر روی موضوع های مختلف بحث می کنند، ایده ها را اصلاح می کنند، اطلاعات را در میان می گذارند و به یکدیگر فرصتی برای مشارکت می دهند. گفتگو بهترین روش برای فهمیدن این نکته است که اشخاص دیگر به چه چیزی علاقه دارند، فکر می کنند یا نیاز دارند. این آن کاری است که انسان ها برای شناخت یکدیگر انجام می دهند. در طول گفتگو همیشه به طرف مقابلتان فکر کنید. علاقه ی خود را با سؤال کردن درباره او نشان دهید. سؤال هایی بپرسید که بیش از «بله» و «خیر» گفتن به جواب احتیاج داشته باشند و به این طریق طرف مقابل را وارد گفتگو کنید. به طور مثال به جای پرسیدن «لباست جدیده؟» می توانید بگویید «واقعا لباست رو دوست دارم، بهت خیلی می یاد. از کجا خریدیش؟ »

اصل دیگر در مورد گفتگوی مؤدبانه، آگاه بودن از چگونگی بیان حرف تان است. لحن کلام شما همان اهمیتی را دارد که کلامتان، نهایت تلاش خود را بکنید تا هرگز از کلمات توهین آمیز و ناشایست استفاده نکنید و سعی کنید مؤدبانه و محترمانه جواب دهید، حتا وقتی عصبانی هستید. ضرب المثل قدیمی اگر نمی تونی حرف قشنگی بزنی پس هیچی نگو» هنوز هم به کار می رود.

در زیر تعدادی از اصول کلیدی یک گفتگوی شایسته آمده:

-ارتباط چشمی و زبان بدنی مناسب

-خوب شنیدن

-مانع گفتگو نشدن

-متکلم وحده نبودن

-پاسخ دادن و مشارکت در گفتگو

-استفاده از کلمات مؤدبانه مانند «لطفا»، «متشکرم»، «ببخشید»

-صحبت نکردن در جایی که دیگران نتوانند حرفهای ش ما را بشنوند یا جایی که باعث حواس پرتی یا قطع گفتگویتان شوند.

-پرهیز از بدگویی

نامه نگاریها

آیا علاقه مند به نوشتن نامه هستید؟ قبل از این که شروع کنید به یک سری وسایل ضروری احتیاج دارید مانند نوشت‌افزار و پاکت نامه و تمبر. نامه باید قالب بندی صحیح زیر را داشته باشد

– آدرس

– تاریخ یا محل تاریخ گذاری

-واژه های درودآمیز آیا به قول قدیمی ها: تفخیمینامه در آغاز نامه

-بدنه ی اصلی با عنوان

-عبارت پایانی

پس از اتمام قالب بندی، زمان نوشتن نامه با کلمات درست فرامی رسد. قانون اصلی آداب معاشرت در هر شرایطی، حتا در ارتباط نوشتاری، داشتن توجه و ابراز آن توجه به طرف مقابل است. اگر فقط فکر کنید که آن شخص چطور با نوع ارتباط و رفتارتان مواجه می شود، می توانید از بسیاری از سوء تفاهم ها و رنجش ها جلوگیری کنید.

تلفن

الوا به نظر می رسد تلفن بهترین و در عین حال بدترین موقعیت ها را برای مردم ایجاد می کند. اگر کسی در جستجوی موقعیتی برای بی ادبی و گستاخی باشد مطمئن تلفن بهترین گزینه است. از طرفی هم می توانید با تلاش برای مؤدب تر بودن بهترین حال ممکن را در شخصی که آن طرف خط است ایجاد کنید. هم چنین می توانید هنگام استفاده از تلفن بهترین حال را در خودتان ایجاد کنید. وقتی با تلفن صحبت می کنید یا وقتی با تلفن همراه خود پیامی برای کسی می فرستید چند اصل را به یاد داشته باشید

-همیشه لحن کلام تان را طوری تنظیم کنید که شایسته موقعیت باشد.

-واضح صحبت کنید، به طوری که شخصی که در آن طرف خط است به راحتی حرفهایتان را بفهمد.

-حواس تان باشد که آیا در وقت مناسبی تماس می گیرید یا نه. از شخصی که با او تماس گرفته اید بپرسید که آیا زمان مناسبی برای صحبت هست یا ترجیح می دهد وقت دیگری تماس بگیرید.

-هنگامی که در پست صوتی کسی پیغام می گذارید واضح، آرام و خلاصه صحبت کنید و علت تماستان را توضیح دهید و بپرسید آن شخص چه زمانی می تواند با شما تماس بگیرد.

– چه شخصی که با وی تماس می گیرید شماره تلفنتان را داشته باشد و چه نداشته باشد با گذاشتن شماره تلفن تان از خود نزاکت نشان دهید. در ابتدا و مجددا در انتهای پیغامتان، شماره تلفن و کد محلتان را ذکر کنید.

حتا اگر هدف تماستان مورد ناخوشایندی باشد (مانند شکایت از یک فروشگاه)، لحن خوش کلام شما می تواند گفتگو را به شکلی مطبوع آغاز کند و گیرنده ی پیام تان را برای کمک به شما با رفتاری منصفانه و پسندیده مشتاق کند. با تمرین رفتارهای شایسته هنگام صحبت با تلفن برای استحکام بخشیدن به دوستی ها و روابط اجتماعی و کاری تان وقت بگذارید.

اینترنت

پدربزرگم همیشه می گفت هرگز چیزی را که نمی خواهی شخص دیگری بخواند یادداشت نکن. این گفته یک نکته ی فراموش نشدنی، هنگام نوشتن نامه های الکترونیکی و فرستادن نوشته هایتان روی شبکه های اینترنتی است. زیرا وقتی نوشته های خود را بر جهان نوشتاری می گذارید هر شخصی که آن را دریافت می کند می تواند آن را کپی، چاپ، تحریف، ذخیره یا حتا به شکلی مخدوش کند. ممکن است چیزی که روی شبکه اینترنت می فرستید توسط شخص یا اشخاصی به خاطر سپرده شود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که در اینترنت هیچ گاه بی ادب، فضول، خشن، خودبین، بی سواد یا به شکل فرد عامی و راحت طلب ظاهر نشوید.

در این جا چند نکته ی کلی برای ارتباط برقرار کردن روی اینترنت آورده ام:

-همیشه برای مشخص کردن هدف نامه ی الکترونیکی خود از نوار عنوان یا کادر موضوع (subject line) استفاده کنید.

-از جملات کوتاه، واضح و بجا استفاده کنید.

-کلمات را کامل بنویسید و از حروف اختصاری استفاده نکنید؛ چراکه ممکن است خوانند متوجه منظور شما نشود. به موضوع گفتگو را خلاصه کنید. مردم دوست دارند نامه های کوتاه بخوانند.

-از کلمات ساده و واضح و کوتاه استفاده کنید.

– همیشه در ابتدای نامه از سلام و واژه های درودآمیز استفاده کنید.

اینترنت منبع شگفت انگیزی از اطلاعات است و البته امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات و سرگرم شدن را هم فراهم می کند. با این وجود می تواند مکان وحشتناک و خطرناکی نیز باشد، به ویژه برای کودکان و افراد ناآگاه. توصیه می کنم که والدین روی کامپیوتر فرزندان شان نظارت داشته باشند و رویه ی نظارت و اطمینان را در پیش گیرند.

روابط کاری

ارتباط در محل کار، درست مثل زندگی شخصی، امری ضروری است.

– معرفی دوستان به همدیگر

-خطاب کردن کارمندان و همکاران و رییس تان

-برقراری ارتباط موفقیت آمیز در جلسات کاری

-نهایت بهره برداری از رویدادهای ویژه ی کاری

-مدیریت تماس های تلفنی، پست صوتی، دورنگارها و نامه های الکترونیکی

-نوشتن نامه های اداری و کاری