پیکاپ پاسپورت چیست و چرا برای دریافت ویزا به آن نیاز داریم؟
اولین باری که برای ویزای کانادا اقدام کردم، فکر می‌کردم بعد از تأیید، فقط باید به سفارت مراجعه کنم و پاسپورتم را مهر شده تحویل بگیرم. اما خیلی زود متوجه شدم که در بسیاری از کشورها، فرآیند دریافت ویزا شامل یک مرحله‌ی اضافی به نام “پیکاپ پاسپورت” (Passport Pickup) می‌شود. این یعنی پس از موافقت سفارت با درخواست ویزا، پاسپورت شما باید به کنسولگری ارسال شود تا مهر ویزا در آن ثبت شود. اما اگر خودتان در آن کشور نباشید یا نتوانید مجدداً به سفارت مراجعه کنید، پیکاپ پاسپورت بهترین و ارزان‌ترین راه برای دریافت ویزای شما خواهد بود.
پیکاپ پاسپورت یک روش ساده برای دریافت ویزا بدون نیاز به حضور فیزیکی در سفارت است و در بسیاری از کشورها مانند آمریکا، کانادا و انگلیس کاربرد دارد. این سرویس هزینه‌ی بسیار کمتری نسبت به سفر مجدد به کشور مقصد دارد و همچنین فرآیند دریافت ویزا را ساده‌تر می‌کند. اما نکات مهمی درباره‌ی امنیت، هزینه‌ها و مدت زمان پردازش وجود دارد که باید قبل از ارسال پاسپورت بدانید. در ادامه، ۵ فکت جالب و کمتر شنیده‌شده درباره‌ی پیکاپ پاسپورت و جزئیات آن را بررسی می‌کنیم.
۱. پیکاپ پاسپورت فقط برای ویزاهای تأیید شده انجام می‌شود
یکی از بزرگ‌ترین سوءتفاهم‌ها درباره‌ی پیکاپ پاسپورت این است که برخی تصور می‌کنند این سرویس برای همه‌ی متقاضیان ویزا در دسترس است. در واقع، پیکاپ پاسپورت فقط برای افرادی انجام می‌شود که قبلاً مصاحبه‌ی خود را انجام داده و تأییدیه‌ی ویزا را از سفارت دریافت کرده‌اند. طبق گزارش Travel.State.Gov، اگر درخواست ویزای شما رد شده باشد (Visa Rejection)، نمی‌توانید از خدمات پیکاپ استفاده کنید و باید مستقیماً با سفارت در تماس باشید. بنابراین، قبل از ارسال پاسپورت، حتماً از تأییدیه‌ی ویزای خود مطمئن شوید تا از هرگونه تأخیر یا هزینه‌ی اضافی جلوگیری کنید.
۲. برخی کشورها فقط از طریق نماینده‌ی رسمی پیکاپ پاسپورت را انجام می‌دهند
اگرچه در برخی کشورها می‌توان پاسپورت را از طریق دوستان یا آژانس‌های مسافرتی ارسال کرد، اما برخی سفارت‌ها فقط نمایندگان رسمی را برای پیکاپ پاسپورت می‌پذیرند. برای مثال، سفارت آمریکا در دبی فقط به آژانس‌های مجاز اجازه‌ی تحویل پاسپورت را می‌دهد. طبق قوانین U.S. Visa Information، هر متقاضی باید یک “رسید رسمی پیکاپ” داشته باشد که توسط سفارت تأیید شده باشد. این یعنی انتخاب یک آژانس معتبر برای انجام پیکاپ بسیار مهم است، زیرا در صورت وجود هرگونه مشکل، ممکن است پاسپورت شما برگشت داده شود یا تأخیر ایجاد شود.
۳. هزینه‌ی پیکاپ پاسپورت معمولاً کمتر از یک سفر خارجی است
یکی از مزایای اصلی پیکاپ پاسپورت، صرفه‌جویی در هزینه‌ها است. برای مثال، اگر شما برای ویزای کانادا از استانبول اقدام کنید، هزینه‌ی پیکاپ پاسپورت معمولاً بین ۵۰ تا ۱۵۰ دلار است، درحالی‌که سفر دوباره به استانبول و اقامت در آنجا برای دریافت پاسپورت می‌تواند چندین برابر این مبلغ هزینه داشته باشد. طبق بررسی VisaHQ، استفاده از سرویس‌های پیکاپ می‌تواند تا ۷۵٪ در هزینه‌های سفر صرفه‌جویی کند. این موضوع به‌خصوص برای افرادی که از شهرهای کوچک اقدام می‌کنند و باید به یک کشور دیگر سفر کنند، اهمیت بیشتری دارد.
۴. مدت زمان پردازش پیکاپ پاسپورت بسته به کشور و نوع ویزا متفاوت است
مدت زمان پردازش پیکاپ پاسپورت به کشور مقصد، نوع ویزا و روش ارسال بستگی دارد. به‌عنوان مثال، مدت زمان پردازش ویزای کانادا معمولاً بین ۵ تا ۱۰ روز کاری است، درحالی‌که ویزای انگلیس ممکن است تا ۳ هفته زمان ببرد. طبق داده‌های Gov.uk، اگر ویزای شما در حالت پردازش ویژه (Priority Processing) باشد، زمان پیکاپ پاسپورت نیز سریع‌تر خواهد بود. همچنین در برخی مواقع، تعطیلات رسمی و حجم بالای درخواست‌ها می‌تواند باعث تأخیر در دریافت پاسپورت شود. بنابراین، قبل از ارسال پاسپورت، حتماً از زمان پردازش مطلع شوید تا برنامه‌ی سفر خود را بهتر مدیریت کنید.
۵. برخی سفارت‌ها امکان پیگیری آنلاین وضعیت پیکاپ پاسپورت را فراهم کرده‌اند
امروزه بسیاری از سفارت‌ها امکان پیگیری آنلاین وضعیت پاسپورت را از طریق وب‌سایت‌های رسمی خود ارائه می‌دهند. به‌عنوان مثال، سفارت کانادا و انگلیس از طریق سیستم VFS Global امکان رهگیری پیکاپ پاسپورت را فراهم کرده‌اند. طبق گزارش VFS Global، متقاضیان می‌توانند با وارد کردن شماره پرونده و تاریخ درخواست، وضعیت پاسپورت خود را مشاهده کنند. این ویژگی باعث کاهش نگرانی و اطمینان بیشتر متقاضیان ویزا می‌شود، زیرا نیازی به تماس مکرر با سفارت یا آژانس‌های مسافرتی ندارند.
۶. پیکاپ پاسپورت در بعضی کشورها اجباری است و امکان مراجعه حضوری وجود ندارد
برخی از کشورها به دلیل حجم بالای درخواست‌های ویزا، امکان مراجعه‌ی حضوری برای دریافت پاسپورت را حذف کرده‌اند و متقاضیان مجبورند از سرویس پیکاپ پاسپورت استفاده کنند. طبق اطلاعات منتشرشده در U.S. Visa Information، در برخی کشورها مانند امارات و ترکیه، متقاضیان ویزای آمریکا باید حتماً از خدمات پیکاپ پاسپورت استفاده کنند و امکان دریافت حضوری پاسپورت توسط شخص متقاضی وجود ندارد. این روش باعث افزایش امنیت، بهبود پردازش و کاهش ازدحام در سفارت‌ها شده است. برخی کشورها سرویس‌های ویژه‌ی ارسال پاسپورت از طریق پیک‌های دیپلماتیک را راه‌اندازی کرده‌اند که هزینه‌ی بیشتری دارد اما امنیت بالایی ارائه می‌دهد. در موارد خاص، برخی سفارت‌ها گزینه‌ی ارسال مستقیم پاسپورت به آدرس منزل متقاضی را نیز فراهم کرده‌اند. عدم آگاهی از این قانون ممکن است باعث سردرگمی و تأخیر در دریافت ویزا شود. بنابراین، قبل از درخواست ویزا حتماً بررسی کنید که آیا سفارت موردنظر شما اجازه‌ی مراجعه‌ی حضوری برای دریافت پاسپورت را می‌دهد یا خیر.
۷. برخی آژانس‌ها پیکاپ پاسپورت را از چندین کشور انجام می‌دهند
یکی از مزایای آژانس‌های تخصصی در زمینه‌ی ویزا این است که می‌توانند پیکاپ پاسپورت را از کشورهای مختلف انجام دهند. برای مثال، اگر شما برای ویزای کانادا از ترکیه اقدام کرده‌اید اما اکنون در امارات هستید، برخی آژانس‌ها می‌توانند پاسپورت شما را از آنکارا یا استانبول دریافت کرده و به دبی ارسال کنند. طبق گزارش VFS Global، برخی از آژانس‌های معتبر با سفارت‌ها و شرکت‌های حمل‌ونقل رسمی قرارداد دارند و می‌توانند پیکاپ پاسپورت را از چندین کشور انجام دهند. این روش برای افرادی که در چندین کشور تردد دارند یا نمی‌توانند منتظر دریافت پاسپورت در کشور مبدا بمانند، بسیار مفید است. با این حال، به دلیل محدودیت‌های امنیتی و قوانین برخی سفارت‌ها، همیشه این امکان برای همه‌ی متقاضیان وجود ندارد. قبل از استفاده از این خدمات، حتماً بررسی کنید که آیا آژانس موردنظر معتبر است و مورد تأیید سفارت مربوطه می‌باشد یا خیر.
۸. هزینه‌ی پیکاپ پاسپورت بسته به روش ارسال متفاوت است
هزینه‌ی پیکاپ پاسپورت به عوامل مختلفی مانند کشور مبدا، روش ارسال و سرعت پردازش بستگی دارد. به‌عنوان مثال، پیکاپ پاسپورت از دبی به ایران می‌تواند بین ۵۰ تا ۱۵۰ دلار هزینه داشته باشد، درحالی‌که ارسال از آنکارا یا استانبول ممکن است ارزان‌تر باشد. طبق بررسی‌های VisaHQ، در برخی موارد، استفاده از خدمات اکسپرس (Express Delivery) برای دریافت پاسپورت سریع‌تر، می‌تواند هزینه‌ی بیشتری نسبت به روش‌های معمول داشته باشد. همچنین برخی آژانس‌ها هزینه‌ی اضافی برای بیمه‌ی حمل پاسپورت دریافت می‌کنند تا در صورت گم شدن یا تأخیر، خسارت آن پرداخت شود. انتخاب روش ارسال، باید بر اساس میزان ضرورت ویزا و بودجه‌ی شما انجام شود. در برخی موارد، ارسال پاسپورت از طریق DHL یا FedEx ممکن است سریع‌تر و مطمئن‌تر از ارسال از طریق پیک محلی باشد.
۹. بعضی کشورها برای پیکاپ پاسپورت، مدارک اضافی درخواست می‌کنند
در حالی که در بسیاری از کشورها، پیکاپ پاسپورت تنها با ارائه‌ی رسید سفارت و یک کارت شناسایی انجام می‌شود، برخی سفارت‌ها مدارک بیشتری درخواست می‌کنند. طبق قوانین Gov.uk، برای دریافت پاسپورت از سفارت بریتانیا در برخی کشورها، متقاضی باید علاوه بر رسید سفارت، یک فرم تأییدیه از سوی کارگزاری رسمی ویزا مانند VFS Global را نیز ارائه دهد. در بعضی موارد، سفارت‌ها ممکن است از متقاضی بخواهند یک نامه‌ی امضاشده ارائه دهد که نشان دهد نماینده‌ی پیکاپ مجاز به دریافت پاسپورت است. اگر مدارک موردنیاز را نداشته باشید، ممکن است روند پیکاپ پاسپورت با تأخیر مواجه شود. بنابراین، قبل از ارسال پاسپورت، حتماً از شرایط و مدارک موردنیاز برای دریافت آن از سفارت مطلع شوید.
۱۰. تأخیر در پیکاپ پاسپورت ممکن است باعث لغو ویزا شود
یکی از نکاتی که بسیاری از متقاضیان ویزا از آن آگاه نیستند، این است که برخی سفارت‌ها برای دریافت پاسپورت مهلت مشخصی تعیین می‌کنند. طبق اعلام Travel.State.Gov، در برخی موارد، اگر متقاضی در مدت تعیین‌شده برای دریافت پاسپورت اقدام نکند، ممکن است ویزای صادرشده باطل شود و متقاضی مجبور شود دوباره برای ویزا درخواست دهد. به‌عنوان مثال، در سفارت آمریکا، متقاضیان ویزا معمولاً ۳۰ روز فرصت دارند تا پاسپورت خود را دریافت کنند، در غیر این صورت ویزا ممکن است لغو شود. در برخی کشورها، اگر پاسپورت برای مدت طولانی در سفارت بماند، ممکن است هزینه‌ی اضافی برای نگهداری آن دریافت شود. بنابراین، حتماً از زمان‌بندی سفارت مطلع شوید و برنامه‌ریزی کنید که پاسپورت خود را در سریع‌ترین زمان ممکن دریافت کنید.
