تکنیک Timeboxing به طور موثری بهره‌وری و کارایی روزانه شما را افزایش می‌دهد

0

ترفندها و هک‌های زیادی برای افزایش بهره‌وری و کارایی روزانه وجود دارد. یکی از بهترین این ترفندها و هک‌ها «Timeboxing» است.

ایده پشت این هک بسیار ساده است. هر زمانی کاری پیدا کردید یا کار جدیدی تعریف شد؛ آن را سریعا در تقویم خود قرار دهید.

ایده این است که به جای اینکه فهرستی از کارها (To-Do) بسازید؛ یک «timebox» بسازید که به شما نشان می‌دهد هر کاری را باید چه زمانی کامل کنید.

اخیرا، یکی از معروف‌ترین کارشناسان بهره‌وری در دنیا به نام «مارک زا-ساندرز» بیش از ۱۰۰ هک محبوب‌تر و موثرتر برای افزایش بهره‌وری و کارایی روزانه را معرفی کرده و در صدر آن‌ها به Timeboxing اشاره دارد.

او می‌گوید این روش، مفیدترین ترفند برای افزایش کارآمدی و استفاده موثر و مفیدتر از زمان و برنامه‌ریزی است. نتایج تحقیقات این کارشناس روی Timeboxing در نشریه Harvard Business Review منتشر شده است.

در فهرست‌های سنتی To-Do که فقط نام کارها نوشته شده است؛ بسیار سخت است بدانید هر کاری چه مدت زمانی برای اتمام نیاز دارد یا اصلا به طول مدت زمان کار اشاره‌ای نشده و شما هم بی‌توجه هستید.

نتیجه نهایی ک فهرست روزانه از کارهایی است که زمانی غیرواقعی برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. مثلا، ممکن است شما روزانه ۸ ساعت کار کنید ولی فهرست کارهای شما نیاز به ۱۴ ساعت کار داشته باشد.

مسلما شما آن روز شکست خواهید خورد و بهره‌وری ندارید.

فهرست کاری زمان‌بندی شده

اما وقتی کارها را در تقویم قرار می‌دهید و برای هریک بازه زمانی انجام کار تعریف می‌کنید؛ مجبور می‌شوید یک زمان طولانی برای انجام کاری صرف کنید تا تمام شود یا وقت خود را طوری تنظیم کنید که به همه کارها برسید.

از سوی دیگر، نگاهی واقع‌بینانه به فهرست کارها دارید. می‌دانید زمان شما مسدود است و نمی‌توانید این همه کار را امروز انجام دهید؛ بنابراین کارها را اولویت‌بندی کرده و برخی کارها را دیرتر انجام می‌دهید.

یکی از نتایج تکنیک برنامه‌ریزی Timeboxing، ایجاد تعادل میان کارها است. شما تمام وقت یک روز خود را در جلسه یا برای کارهای شخصی تلف نمی‌کنید؛ چون می‌دانید باید کارهای دیگری هم انجام و به پایان برسند.

Timeboxing شما را وادار به انجام کارهای سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. به طور معمول و غریزی، دوست داریم کارهای سبک‌تر و کوتاه‌تر را انجام دهیم و کارهای طولانی‌تر روی زمین باقی می‌مانند ولی وقتی برای یک کار طولانی، برنامه‌ریزی کرده و زمان مناسبی اختصاص دادید؛ مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته و سراغ انجام‌اش می‌روید.

شما با Timeboxing یک فهرست کار روزانه و هفتگی زمان‌بندی شده دارید. یک برنامه اجرایی عملیاتی و واقعی که باید تلاش کنید؛ پیاده‌سازی شود.

شاید با Timeboxing به یک کارایی و بهره‌وری ایده‌آل نرسید اما به مرور متوجه خواهید شد در حال بهتر شدن و استفاده مفیدتر از زمان هستید.

منبع

   

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.