با این سه ترفند کمتر کار کنید و بیشتر نتیجه بگیرید

شاید در نیم قرن پیش، افرادی که بیشتر و سخت‌تر کار می‌کردند؛ موفق‌تر بوده و درآمد بیشتری داشتند یا کسب‌وکاری را بهتر مدیریت می‌کردند ولی این روزها سخت‌کوشی و کار بیشتر لزوما به موفقیت منجر نمی‌شود؛ بلکه هوشمندانه کار کردن و بهره‌گیری از وقت به بهترین شکل ممکن می‌تواند موفقیت‌آمیز باشد.

اینترنت، شبکه‌های اجتماعی، پیام‌رسان‌ها، تغییر سبک زندگی و افزایش سرگرمی‌ها و البته پیچیده شدن فرآیندهای کسب‌وکار باعث شدند همه ما همیشه وقت کم بیاوریم و انبوهی کار نکرده داشته باشیم. به‌طوری‌که، انگار اصلا روزی فرا نمی‌رسد که هیچ‌کاری برای انجام دادن نداشته باشیم.

گاهی اوقات آن‌قدر کارهای مهم و اولویت‌دار برای انجام دادن در طی روز داریم که عملا مدیریت زمان یا برنامه‌ریزی روزانه بی‌معنی می‌شود یا از دستمان خارج شده و هدف‌های اساسی خود را گم می‌کنیم.

به همین دلیل، افزایش بهره‌وری و تمرکز بر اولویت‌ها و برنامه‌ها اهمیت دارد و باید سرانجام از جایی شروع کنیم که به این وضع خاتمه دهیم. باید به تدریج زندگی خود را به سمت و سویی ببریم که کار کمتر ولی نتیجه بیشتری بگیریم. کار کمتر باید به تحقق اهداف ما منجر شود و اولویت‌ها حفظ شوند.

سه ترفند زیر به توصیه «اسکات اچ یانگ»؛ نویسنده کتاب «کار کمتر، بهره بیشتر» می‌توانند در تحقق افزایش بهره‌وری در کار با ساعات کمتر واقعا موثر باشند. «اسکات اچ یانگ» سال‌ها این تکنیک‌ها را در زندگی روزانه خود به کار برده و اکنون در دوره‌های مختلف دانشگاه تدریس می‌کند:

فهرست وظایف روزانه و هفتگی

هر فردی فهرستی از کارهای مهم و اولویت‌دار دارد ولی نباید همه آن‌ها را امروز انجام دهد. یک ترفند ساده و خلاقانه این است که همیشه دو لیست وظایف داشته باشید. فهرست نخست، کارهایی که باید امروز انجام دهید و فهرست دوم، کارهایی که باید تا آخر هفته انجام دهید.

کارهایی که از اولویت کمتری برخوردار هستند یا زمان‌دار بوده و می‌توانید چند روز دیرتر انجام دهید را در فهرست کارهای هفتگی قرار دهید. با این تکنیک، فشار کاری روزانه و متمرکز را از روی دوش خود برداشته و در طول هفته تقسیم می‌کنید ولی به همه اهداف خود می‌رسید.

توجه کنید هر روز شامل یک سری کارهای برنامه‌ریزی شده هفتگی به همراه کارهای اولویت‌دار آن روز است. قدرت پنهان این روش، انجام کارها به مرور و در یک بستر زمانی است بدون اینکه مجبور شوید آن‌ها را به تعویق بیندازید. توجه کنید نباید برای هر روز، وظایفی بیش از اندازه تعریف کنید که بعد ناچار شوید فردا برخی از کارهای انجام نشده امروز را هم سروسامان دهید.

تکنیک یادداشت زمان

تکنیک یادداشت زمان کمک می‌کند تصویری درست و حقیقی از خود داشته باشیم نه تصویری ایده‌آل که به طور ناخودآگاه باعث کاهش کارایی ما شود.

ممکن است توانایی ما ۴ ساعت کار مفید در روز باشد ولی برای ۸ ساعت کار مفید برنامه‌ریزی کرده یا مسئولیت پذیرفته باشیم. تکنیک یادداشت زمان نشان می‌دهد چقدر از اوقات خود را بیهوده تلف کرده یا توانایی واقعی شما چقدر است.

در یادداشت زمان باید دایما خودکار و کاغذ کنار دست‌تان باشد (البته می‌توانید از ده‌ها اپ موبایل نیز به عنوان جایگزین خودکار و کاغذ استفاده کنید) و کارهای روزانه‌ای که انجام شدند را بنویسید و تیک بزنید و بعد کارهایی که موفق به انجام‌شان نشدید را مشخص کنید. باید زمان انجام کارهای تمام شده را نیز داشته باشید.

چند روزی از تکنیک یادداشت زمان استفاده کنید تا کم‌کم متوجه شوید در طول روز چقدر کارایی و توانایی دارید. وقتی متوجه شدید در طول روز بیشتر از ۵ ساعت کارایی ندارید؛ حالا نوبت این است که برای ۵ ساعت + ۲۵ درصد بیشتر برنامه‌ریزی کنید.

یک ماه بعد باید دوباره به ارزیابی خود پرداخته و دقیقا مشخص کنید چقدر توانایی دارید. اگر موفق شدید از پس آن ۲۵ درصد بیشتر کار روزانه برآیید؛ باید سراغ کار بیشتر بروید.

حذف کارها و مسئولیت‌های اولویت پایین

برای رسیدن به فرآیند کار کمتر ولی نتیجه بهتر ناچار به «نه» گفتن و «حذف» کردن هستید. باید کارهای پایین فهرست خود را به تدریج حذف و کمتر کنید. باید شجاعت «نه» گفتن به برخی مسئولیت‌ها، کارها و پروژه‌ها را داشته باشید و کم‌کم در طول زمان به یک تعداد مشخص کار و مسئولیت برسید.

کارهایی را انتخاب کنید که برایتان اهمیت بیشتری دارند؛ در راستای اهداف بلندمدت شما هستند؛ با کار کمتر از پس‌شان برآمده و به سرانجام می‌رسند؛ برایتان مفرح و لذت‌بخش‌ هستند یا اینکه می‌توانید در انجام‌شان از دیگران هم کمک بگیرید تا زودتر انجام شوند.

اگر دو پروژه یکسان دارید که هر دو اولویت‌دار هستند و یک درآمد یا ارزش برایتان دارند ولی یکی با کار بیشتر و دیگری با کار کمتر به سرانجام می‌رسند؛ بهتر است پروژه‌ای را انتخاب کنید که کار کمتری نیاز دارد و دیگری را حذف کنید.

البته، رسیدن به یک فهرست کار روزانه و هفتگی اصطلاحا شسته و رفته خیلی سخت و نیازمند چندین سال پایش کارها و حذف تدریجی پروژه‌ها یا کارهای روزانه غیر اولویت‌دار است.