مزیت‌های مدیریت مطب و کلینیک‌های دندانپزشکی با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون
رپورتاژ
اهمیت رسیدگی به سلامت دهان و دندان از جمله مواردی است که این روزها بیشتر از هر زمانی به آن توجه می‌شود. همچنین آگاه سازی مردم در خصوص اهمیت چکاپ‌ها و دریافت خدمات مراقبتی دندانپزشکی به صورت دوره‌ای و منظم باعث شده است تا شلوغی مطب‌ها و کلینیک‌های دندانپزشکی بیشتر از پیش شود.
انتظار می‌رفت تا همزمان با بیشتر شدن تعداد مراجعه کنندگان به دندانپزشکی‌ها، مدیریت این مراکز نیز به مراتب سخت‌تر از قبل شده باشد. اما خوشبختانه با وجود نرم‌افزارهایی قدرتمند در زمینه مدیریت مطب و کلینیک‌های دندانپزشکی، این دغدغه برای مدیران تقریباً به صفر رسیده است.
نرم‌افزارهای مدیریت مطب و کلینیک دندانپزشکی چه هستند؟
نرم‌افزارهای مدیریت مطب دندانپزشکی، یکی از بهترین راهکارها برای افزایش کارایی مطب‌های کوچک و بزرگ با استفاده از سیستم اتوماسیون هستند. مدت زیادی است که تمامی مجموعه‌های پزشکی و دندانپزشکی سراسر دنیا، سعی دارند تا از این سیستم‌ها که مبتنی بر وب یا ویندوز هستند، برای ساماندهی به امور مدیریتی خود استفاده کنند.
خوشبختانه چندین سال است که راه این نرم‌افزارهای مدیریتی به جامعه دندانپزشکی ایران نیز باز شده و در حال حاضر نیز شرکت‌های معتبر زیادی در حال تولید نرم‌افزارهای مدیریت مطب با قابلیت‌های متنوع و بسیار کاربردی هستند. این نرم‌افزارها با دریافت اطلاعات از ورودی‌های مختلف و دسته بندی، تحلیل و تحویل آن‌ها به یکی از پیشرفته‌ترین و نوین‌ترین روش‌های مدیریت مراکز پزشکی و دندانپزشکی در ایران و جهان تبدیل شده‌اند.
مزیت‌های استفاده از اتوماسیون در مدیریت مراکز دندانپزشکی
در یک مطب دارای سیستم اتوماسیون، ضمن اینکه به آسایش و راحتی پزشک اهمیت ویژه‌ای داده شده است، به مبحث مدیریت مصرف انرژی، صرفه جویی در زمان و آسایش بیماران نیز توجه ویژه‌ای می‌شود. می‌توان گفت تمامی این موارد از مهم‌ترین دغدغه‌های هر دندانپزشکی بوده رفع آن‌ها بزرگترین هدف استفاده از این نرم‌افزارهاست.
از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از نرم‌افزار دندانپزشکی می‌توان موارد زیر را نام برد:
ثبت پرونده به صورت الکترونیکی و حذف پرونده‌های کاغذی
بدون شک می‌توان گفت دیجیتال شدن پرونده‌های دندانپزشکی و در نتیجه راحتی جستجو و کار با آن‌ها، یکی از اساسی‌ترین دلایل به وجود آمدن نرم‌افزارهای مدیریت مطب و کلینیک است. تمامی اطلاعات بیمار اعم از اطلاعات عمومی و تماس، سابقه بیماری‌ها و داروها، تصاویر دندان‌ها و… همگی به وسیله نرم‌افزار قابل ثبت هستند. همچنین به دلیل الکترونیک شدن پرونده‌ها، جستجو میان آن‌ها نیز در سریع‌‌ترین زمان ممکن امکان پذیر خواهد بود. استفاده از پرونده الکترونیکی برای ثبت اطلاعات بیماران به تنهایی قدم بسیار بزرگی در راستای صرفه جویی در زمان، مکان، هزینه و انرژی در مطب به شمار می‌رود.
مدیریت امور مالی و حسابداری
سیستم حسابداری این نرم‌افزارها همانند یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری قادر است تا تمام دریافتی‌ها، پرداختی‌ها و هزینه‌های جاری را محاسبه کند. همچنین امکان دریافت گزارشات متنوع مالی، بیمه‌ای و اقساط نیز در بازه‌های زمانی دلخواه وجود دارد.
با اتوماسیون کردن امور حسابداری مطب، می‌توان گفت احتمال بروز خطا در محاسبات و گزارشات مالی به صفر خواهد رسید. به این ترتیب مرکز از استفاده از هرگونه سیستم حسابداری جانبی دیگری بی‌نیاز خواهد شد. همچنین دیگر به هیچ هزینه، زمان و یا پرسنل اضافه برای انجام این فرآیند نیاز نخواهد بود.
مدیریت انبارها
ثبت دقیق تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها، امکان اعلام کمبود و اتمام هر کالا در نرم افزارهای مدیریت مطب و کلینیک دندانپزشکی وجود دارد. این ویژگی باعث ساماندهی سیستم انبارداری در مطب‌ها شده و از نگرانی پزشک و پرسنل در رابطه با اتمام ناگهانی ابزار و مواد مصرفی می‌کاهد. همچنین هشدار به پایان رسیدن تاریخ انقضا کالاهای موجود در انبار، این امکان را به پزشک می‌دهد بتواند تا حد ممکن از هدر رفتن تجهیزات و مواد مصرفی خود جلوگیری و از این طریق از ایجاد ضررهای مالی جلوگیری کند. همچنین با مدیریت درست انبار دیگر هیچ نوبتی به دلیل نبود مواد و تجهیزات مصرفی لازم برای درمان به تعویق نخواهد افتاد.
مدیریت سفارشات لابراتوارها
معمولا بسیاری از دندانپزشکان همزمان با چند لابراتوار مختلف کار می‌کنند که این موضوع مدیریت سفارشات و پرداخت‌های مربوط به آن را دچار مشکل می‌کند. در اکثر نرم‌افزارهای مدیریت مطب، امکان ثبت سفارش به لابراتوارها با جزئیات کامل و هزینه‌ها، مشاهده سوابق سفارش و همچنین سفارش‌های در جریان وجود دارد که کمک بسیاری در پیگیری، دسته بندی و مدیریت سفارشات و هزینه‌های لابراتوارها می‌کند.
ثبت و زمان‌بندی دقیق نوبت‌ها
نرم‌افزار مدیریت مطب قابلیت این را دارد تا یک برنامه کامل از ساعات کاری دندانپزشک و ساعت‌های خالی و پر شده برای ویزیت یا درمان را به منشی و پزشک ارائه دهد. به این وسیله، تمامی نوبت‌ها به بهترین شکل ممکن ساماندهی شده و اشتباهات برنامه ریزی به حداقل می‌رسد. استفاده از سیستم نوبت‌دهی می‌تواند در افزایش ساعت مفید حضور دندانپزشک و پرسنل در مطب بسیار موثر واقع شود. همچنین اکثر نرم‌افزارها قابلیت اتصال به سامانه‌های خودکار پیامکی را داشته و می‌توانند زمان دقیق نوبت بیماران را به ایشان اطلاع دهند و از این طریق از ایجاد بی نظمی در مطب جلوگیری کنند.
امکانات ویژه نرم‌افزارهای مدیریت مطب
با وجود امکانات بسیار خوبی که اکثر نرم‌افزارها به مطب‌ها و کلینیک‌ها ارائه می‌دهند، برخی تولیدکنندگان توانسته‌اند امکانات بسیار ویژه‌تری را به نرم‌افزار خود اضافه کرده و در اختیار دندانپزشکان قرار دهند. برای مثال امکاناتی از قبیل اتصال به سامانه بیمه تامین اجتماعی، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات میان چند پزشک یا دندانپزشک، اتصال مستقیم تجهیزات تصویربرداری به نرم‌افزار جهت ثبت در پرونده بیمار، حفظ امنیت تمامی اطلاعات با استفاده از سیستم پشتیبان‌گیری خودکار و امکان مشاهده نوبت‌ها و درآمدهای دندانپزشک از هر مرکز درمانی از طریق نرم‌افزار موبایل از جمله امکاناتی هستند که نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک در اختیار کاربران خود قرار داده است.
در صورتی که علاقه دارید تا مدیریت مطب و یا کلینیک دندانپزشکی خود را به ساده‌ترین و اصولی‌ترین روش ممکن انجام دهید، می‌توانید یکی از نرم‌افزارهای مدیریت مطب و کلینیک را تهیه کرده و شیوه مدیریتی مرکز خود را ارتقاء دهید.
