آداب تلفن زدن و شش خطای فاحش در گفت‌وگوهای تلفنی
آداب تلفن در دنیای امروز از کجا شروع می‌شود؟ اول از همه فکر کنید با چه کسی و کجا هستید افرادی که رودرروی شما قرار دارند سزاوار توجه کامل از سوی شما هستند و این به نوعی نشان‌دهندهٔ احترامی است که برای آنها قائل هستید هنگامی که با کسی در حال صحبت هستید نباید بی‌هیچ دلیلی در ان وقفه ایجاد کنید نگاه کردن به ایمیل یا فرستادن پیام تلفنی یا جواب دادن به تلفن در میان صحبتتان عملی کاملاً حاکی از بی‌ادبی و بی‌نزاکتی است تلفنتان از هر نوعی که هست، فقط زمانی از آن استفاده کنید که برای دیگران مزاحمتی ایجاد نکند، برای مثال در صف اتوبوس، صندوق یا در سینما این موضوع را در نظر داشته باشید.
وقتی با تلفن صحبت می‌کنید روشن و واضح حرف بزنید به‌خصوص اگر لهجه دارید مراقب شدت صدایتان هم باشید. در حضور دیگران با صدای پایین حرف بزنید اعم از اینکه در محیط باز یا دفتر به کسی تلفن می‌زنید یا از موبایلتان استفاده می‌کنید اطرافیانتان را ملاحظه کنید و برایشان مزاحمت ایجاد نکنید و سرانجام اینکه مراقب لحنتان باشید فرد مقابلتان تنها زمانی می‌تواند لحن و حالات چهرهٔ شما را تفسیر کند که در تلفن دوریبن‌دار بتواند چهرهٔ شما را ببینید اگر لحنتان با کلماتتان مناسب نباشد شاید سوءتفاهم ایجاد شود.
آداب تلفن حتی قبل از پاسخ دادن فرد مقابل آغاز می‌شود منظور تعداد زنگ خوردن هست، اجازه بدهید تلفن پنج یا شش بار زنگ بزند تا فرد مقابل بتواند خودش را به تلفن برساند اگر برنداشت قطع کنید یا پیغام بگذارید.
هنگامی که به جایی تلفن می‌زنید این پنج نکته را هم به خاطر داشته باشید:
- از جایی ساکت تلفن بزنید:
صداهای پس زمینه، مانند صدای یک رستوران شلوغ یا صدای تردد ماشین‌ها یا صدای بادی که داخل ماشین می‌پیچد، شنیدن و درک صدای شما را برای شنونده دشوار می‌سازد. اگر شما نمی‌توانید صدای کسی را بشنوید می‌توانید پیشنهاد بدهید که به او تلفن خواهید کرد.
- تلفن‌های بی‌حاصل را به حداقل برسانید:
وقتی می‌دانید در منطقه‌ای هستید که آنت دهی ضعیف است یا در حال وارد شدن به تونل هستید، تلفن نزنید صبر کنید و سپس زمانی زنگ بزنید که می‌دانید می‌توانید صحبتتان را به پایان برسانید.
- خودتان را معرفی کنید:
وقتی تلفن می‌زنید خودتان را معرفی کنید این کاری مؤدبانه است حتی وقتی با یکی از اعضای خانواده یا دوستی نزدیک صحبت می‌کنید. اگر شخصی به غیر از کسی که با او کار دارید تلفن را برداشت، کوتاه صحبت کنید و بگویید: سلام من … هستم می‌توانم با … صحبت کنم؟
- از طرفتان سؤال کنید که می‌تواند صحبت کند یا نه:
اگر فکر می‌کنید صحبتتان بیشتر از یکی دو دقیقه طول می‌کشد بگویید: می‌توانی صحبت کنی؟ یا دستت بند نیست؟ می‌توانم بعداً زنگ بزنم. این ملاحظهٔ شما را در مورد وقت طرف مقابلتان نشان می‌دهد.
- کوتاه پیغام بگذارید:
اگر فردی که با کار دارید در دسترس نیست و شما می‌خواهید پیغام بگذارید، پیغامی کوتاه بگذارید. فقط اگر ضروری است این کار را بکنید، در غیر این‌صورت گذاشتن پیغام‌های طولانی و پیچیده بی‌ملاحظگی شما را نشان می‌دهد.
شش خطای فاحش در گفت‌وگوهای تلفنی
- حرف زدن با شخص دیگر:
وقتی با کسی تلفنی صحبت می‌کنید صحبت کردن با فرد دیگری در اتاق تنها در صورتی مجاز است که او هم در صحبتتان شرکت داشته باشید یا مثلاً از طرف مقابلتان سؤال کنید می‌توانم یک لحظه نظر فلانی را هم بپرسم؟
- مشغول کردن خودتان با کارهای دیگر
تایپ کردن، شستن ظرف‌ها، یا جمع‌آوری ورقه‌ها در حال صحبت کردن با تلفن نشان می‌دهد حواستان جای دیگری است.
- خوردن:
خوردن در حین حرف زدن با تلفن نه‌تنها بی‌ادبانه است بلکه حاکی از بی‌فرهنگی است.
- آدامس جویدن:
شنیدن صدای تق و توق آدامس جویدن می‌تواند آزاردهنده باشد بهتر است آدامس جویدن را به بعد از تلفنتان موکول کنید.
- عطسه کردن یا سرفه کردن در گوشی:
اگر می‌خواهید عطسه یا سرفه کنید لطفاً صورتتان را از تلفن برگردانید وقتی کارتان تمام شد عذرخواه کنید.
