چگونه با قانون Hard Stop زمان جلسات را مدیریت کنیم تا وقت بیشتری در محیط کار داشته باشیم
یک تماس تلفنی یا قرار کاری می‌تواند تمام برنامه‌ریزی روزانه شما در محیط کار را به هم بزند و وقت زیادی تلف شود. در نتیجه، به چندین کار برنامه‌ریزی شده نرسید و آنها را به روز دیگری موکول کنید یا چندین ساعت بیشتر در دفتر بمانید تا آنها انجام شوند.
همه ما کم و بیش چنین تجربه‌ای را داشتیم. یک جلسه ساده کاری که قرار است نیم ساعت بیشتر طول نکشد؛ به بیش از ۲ ساعت می‌کشد یا یک دوست سرزده وارد دفتر شده و انتظار دارد پای حرفش بنشینید یا با او همراه شوید و ایده‌اش برای کسب‌وکار جدید را گوش دهید.
برخی تلفن‌های کاری هم بیش از اندازه طولانی می‌شوند به‌طوری‌که زمان مفید و موثر شما در محیط کاری تلف می‌شود. برای چنین تلفنی هم اصلا برنامه‌ریزی نکردید و در نتیجه برخی کارهای ضروری و مهم شما بی‌نتیجه می‌مانند.
این مشکل فقط برای من و شما نیست. رهبران و رئیسان شرکت‌های بزرگ دنیا هم همیشه از طولانی شدن جلسات و قرار ملاقات‌ها کلافه هستند و به دنبال روش‌ها و شگردهایی گشتند تا زمان جلسات را بهتر مدیریت کنند.
قانون Hard Stop
از چند سال پیش قانونی موسوم به نام «Hard Stop» از سوی برخی از رهبران کسب‌وکارهای بزرگ در پیش گرفته شد که بعدا نشان داد کلید طلایی در افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان است. چندین مدیر ارشد دنیا در مصاحبه‌های خود گفتند این قانون را برای ۱۴ یا ۳۰ دقیقه تنظیم کردند و بسیار موفق بودند.
قانون «Hard Stop» به زبان ساده می‌گوید همان‌طور که برای شروع جلسات خود یک ساعت مشخص تعیین می‌کنید؛ برای پایان جلسات هم یک زمان و ساعت از پیش تعیین شده داشته باشید. به فردی که می‌خواهد شما را ملاقات کند یا افرادی که در جلسه هستند؛ از قبل اعلام کنید فقط ۳۰ دقیقه فرصت دارند.
تجربه نشان داده پایان باز جلسات باعث می‌شود افراد مشغول کارهای بیهوده شوند؛ مقدمات زیادی برای کار خود ترتیب ببینند و خیلی دیر سر اصل موضوع بروند. وقتی به شخصی می‌گویید باید زمان مشخصی دفتر کار شما را ترک کند؛ آن شخص تلاش خواهد کرد سریعا سراغ هدف و قصدش برود. می‌داند وقت کمی دارد و باید هرچه زودتر به نتیجه برسد.
بنابراین، سعی می‌کند سروقت در محل قرار یا جلسه حاضر باشد؛ منتظر آمدن چای یا قهوه نباشد؛ زمان را با برخی تعارف‌ها، تعریف‌ها، خاطرات گذشته و صحبت‌های نامربوط نکشد و همیشه مواظب باشد بحث از محور و هدف اصلی خارج نشود.
برنامه‌ریزی برای هر دقیقه
جلساتی که پایان آنها مشخص نیست؛ معمولا به جای ساعت ۱۰ صبح که قبلا اعلام شده است؛ ساعت ۱۰:۵ یا ۱۰:۱۰ و حتی دیرتر آغاز شده و بیش از یک ساعت و گاهی چند ساعت به طول می‌انجامند. بهتر است قرار ملاقات‌ها یا جلسات خود را این‌طوری تنظیم کنید: شروع جلسه ساعت ۱۰ صبح، پایان جلسه ساعت ۱۰:۳۰.
مشخص است که زمان جلسه باید براساس اهمیت موضوع، میزان کاری که باید انجام شود یا تعداد افرادی که باید صحبت کنند و نظر دهند؛ تنظیم شود ولی کتاب‌های مدیریت زمان می‌گویند معمولا جلسات بالای نیم ساعت بدون بهره‌وری هستند. مردم هرچه که باید بگویند را در نیم ساعت هم جمع‌بندی می‌کنند.
ممکن است برخی جلسات به ساعت پایان نزدیک باشند ولی واقعا نیاز باشد بیشتر بمانید. در این شرایط، باز هم بهتر است کمی بحث‌ها را متوقف و به همه اعلام کنید زمان جلسه ۱۰ دقیقه دیگر تمدید می‌شود. هرچقدر سعی کنید زمان پایان جلسه را بهتر مدیریت کنید؛ در واقع کارآمدی و مفید بودن جلسه را تضمین کردید.
گاهی اوقات با چند دقیقه بیشتر ماندن در جلسه، مشکل و موضوع حل نمی‌شود؛ پس بهتر است باقی جلسه به ساعت و روز دیگری موکول شود تا شما به کارهای مهم‌تر اولویت‌بندی شده امروز خود برسید.
سعی کنید قانون «Hard Stop» را در جلسات کاری، قرار ملاقات‌های دوستان و حتی تلفن‌های خود تنظیم کنید تا همیشه وقت بیشتری در سرکار داشته باشید!
