چگونه در جلسات راه دور شنونده خوبی باشیم؟
برای حضور کامل نیازی نیست حتما چهره به چهره باشید
چه از طریق تماس تلفنی و چه از طریق ویدئو کنفرانس با همکاران خود جلسه داشته باشید؛ امکان برقراری یک ارتباط بین فردی در طول کل یک جلسه بسیار دشوار است.
ما اغلب به طور آگاهانه یا ناآگاهانه از نشانه‌ها و رفتارهایی که نشان‌دهنده تعامل، توجه، توافق، اختلاف‌نظر، تعهد، عدم علاقه، گوش دادن بالا، تمرکز و غیره هستند؛ استفاده نمی‌کنیم و حضورمان در یک جلسه راه دور را کمرنگ جلوه می‌دهیم.
حتما نیاز نیست در یک جلسه کاری، فقط سعی کنید نشان بدهید تمام توجه و تمرکز بینایی شما روی چهره دیگران است تا بفهمند که یک شنونده عالی هستید.
ترفندها و روش‌هایی وجود دارد که کمک می‌کنند به همکاران خود این حس را القا کنید که در حال شنیدن و درک احساسات و نظرات آنها هستید؛ برای آنها ارزش قائل بوده و آنها را هم دعوت به فعال بودن بیشتر در جلسات کنید.
در ادامه به ۵ ترفند و روش شنونده بهتر شدن در جلسات راه دور اشاره شده است:
۱- به آنچه گفته می‌شود و آنچه گفته نمی‌شود؛ گوش کنید
گوش دادن به صدای همکاران کافی نیست و شما باید در یک جلسه راه دور ویدئویی، سعی کنید جملات و کلماتی را بشنوید که گفته نمی‌شوند؛ جملاتی که با عادت‌ها، زبان بدن، لحن گفتار، صدا و رفتار همکار شما مطابقت ندارند.
اگر همکار شما گفت: «من کاملا سرگرم هستم.» ولی گفته او بیشتر شبیه به یک سوال بود؛ باید توجه بیشتری به خرج بدهید و تیزتر شوید. اگر همکار شما گفت: «همه ما در خانه اوضاع خوبی داریم» ولی چهره او نگران نشان می‌داد؛ باید بیشتر دقت کنید.
در اینجا هدف‌مان رد صحبت‌های همکاران و دوستان نیست؛ بلکه نشان می‌دهد شما به آنها واقعا توجه دارید و برای شخصیت‌شان اهمیت قائل هستید.
۲- هرچه می‌شنوید را به خودتان ربط ندهید
همه ما دوست داریم یک تجربه منحصربه‌فرد، ارزشمند، قابل شنیدن و قدردانی را با دیگران به اشتراک بگذاریم.
وقتی یک همکار یا دوست شما می‌خواهد یک چالش سخت و احیانا مشترک را با شما در میان بگذارد؛ ممکن است دنبال ایجاد ارتباط و حس مشترک است تا اینکه خودش را به رخ بکشد و فخر بفروشد. بنابراین؛ نباید این مکالمه را شخصی کرده و به خود بگیریم.
وقتی هم تیمی شما می‌گوید: «من شب بسیار سختی داشتم چون بچه‌ها نمی‌خوابیدند و اجازه پیگیری کارها را نمی‌دادند.»؛ نباید ما هم جواب بدهیم: «من هم این‌طور بودم!»؛ بلکه بهتر است بگوییم: «واقعا کار طاقت‌فرسایی است. بالاخره چطور آنها به خواب رفتند؟»
۳- چیزی که می‌شنوید را برای درک بهتر؛ بازگویی کنید
اگر می‌خواهید یکی از صحبت‌های همکاران خود را تحلیل و تفسیر کنید؛ جلسه ویدئویی را قطع نکنید؛ بلکه با تکرار صحبت‌های همکارتان به طور آهسته‌تری، سعی کنید هم درک کنید چه چیزی گفته است و هم حس مشارکت او را برانگیخته کنید.
تحقیقات نشان می‌دهد این روش باعث می‌شود جلسات زودتر به موضوعات مهم‌تر رسیده و روال کارها سریع‌تر پیش برود. از بازخوانی‌های طولانی اجتناب می‌شود و همکاران به احساس‌ها و تفاهم‌های مشترک بیشتری دست پیدا می‌کنند.
این ترفند همسویی و بهره‌وری افراد در یک جلسه راه دور را افزایش می‌دهد و از بروز سوءتفاهم‌ها، اختلاف‌ها و سردرگمی‌ها جلوگیری می‌کند.
۴- سکوت کنید تا راحت باشید
برای بسیاری از ما سکوت کردن و فقط گوش دادن در یک جلسه یا مکالمه آزاردهنده است. چون احساس می‌کنیم با این سکوتمان به دیگران می‌گوییم فاقد ایده و نظر و جهت و اطلاعات هستیم.
در جلسات راه دور با گفتن نظرات پراکنده و خارج از بحث، مزه‌پراکنی، شوخی‌های بیجا یا پیش کشیدن بحث‌هایی که خودمان دوست داریم؛ سعی می‌کنیم واکنش نشان دهیم و در جلسه حاضر باشیم.
اما شنونده‌های عالی سعی می‌کنند در سکوت با دیگران ارتباط برقرار کنند یا افکار و احساسات خود را برای حضور مفید و موثر در صورت لزوم، سازمان‌دهی کنند. می‌توانید این سکوت را علنی هم بیان کنید: «من با اجازه همکاران فعلا سکوت می‌کنم و پس از نظرات آنها، در دو دقیقه دیدگاه‌هایم را خواهم گفت.»
همیشه سکوت به معنی وجود یک مشکل نیست. گاهی اوقات افراد با سکوت خود سعی می‌کنند بیشتر کنجکاوی کنند یا بهتر گوش کنند. اگر همکار شما سکوت طولانی‌مدتی دارد؛ نباید نگران شوید و بهتر است است در پایان جلسه، نظرات و پاسخ‌های او و احتمالا منفی و مخالف را بشنوید.
۵- تعصب در گوش دادن را کنار بگذارید
تعصب‌های ناخودآگاه در بسیاری از قضاوت‌ها و رفتارهای روزانه ما در ارتباط با دیگران دیده می‌شوند. غالبا هم نسبت به این کنش‌ها هیچ‌گونه آگاهی و شناختی نداریم.
در موضوع گوش دادن هم این قاعده وجود دارد. هنگام ملاقات با دیگران، بیشتر به صحبت‌های افرادی گوش می‌دهیم که احساس ارتباط و نزدیکی بیشتری با آنها داریم یا فکر می‌کنیم نقاط مشترک بیشتری با هم داریم. در گوش دادن ما فاکتورهای بسیاری از جمله سمت، سلسله مراتب، نقش‌ها و تجربیات، جنس، نژاد، پول و منافع دخیل هستند.
با همکاری که ارتباط بهتری داریم؛ بیشتر به سخنانش گوش می‌کنیم و آنها را می‌پذیریم ولی در مواجه با همکار یا رئیسی که تضاد فکری داریم و تصور می‌کنیم با ما مشکل دارد؛ ناخودآگاه کمتر به صحبت‌هایش گوش می‌دهیم.
اما جلسات راه دور بهترین فرصت برای کنار گذاشتن این تعصب‌ها و گوش دادن به نظرات و دیدگاه‌های افراد مختلف است. شاید برخی اوقات شما درباره آنها اشتباه فکر کردید و حالا افکار خود و ارتباطات با دیگران را اصلاح کنید.
