۱۰ مهارت هوش هیجانی برای سر به راه کردن افرادی که همیشه دیر به جلسات می‌آیند!
چگونه یک کارمند زیر دست یا رئیس‌تان را وادار کنید به موقع سر جلسه حاضر شوند
همیشه فردی یافت می‌شود که مرتبا دیر به جلسات بیاید. حتما دیدید افرادی که هنگام شروع جلسات با مشکلات اتصال اینترنت و وای‌فای روبرو است یا باید کامپیوترش را ریستارت کند یا میکروفون و بلندگوی او کار نمی‌کند. این افراد عادت کردند دائما در حال تلاش برای برقراری تماس باشد و دیگران را در انتظار بگذارند.
مطمئنا در تماس‌های تصویری احتمال بروز هر خطایی وجود دارد ولی وقتی فردی همیشه عادت کرده دیر به جلسات ویدئویی بیاید؛ چه باید کرد؟ دقت در برقراری تماس‌های ویدئویی مهم است. تاخیر یک نفر می‌تواند برنامه سایر افراد را نیز تحت تاثیر قرار دهد و همه برنامه‌ریزی‌ها را به هم بریزد.
در حالی‌که فرهنگ کار در خانه و جلسات آنلاین با پاندمی ویروس کرونا کاملا جا افتاده است؛ اما هنوز برخی از افراد عادت دارند دیر وارد جلسه شوند. لذا، باید فکری برای این فراد کرد. در این مطلب، ترفندهایی برای مدیریت این افراد پیشنهاد می‌کنیم.
اگر کارمند زیر دست شما همیشه در جلسات تاخیر دارد
اگر شما یک مدیر هستید و مشکل تاخیر در جلساتی با یک کارمند زیردست خود دارید؛ راهکارهای زیر را در پیش بگیرید:
۱- از آنها بخواهید یک تقویم عمومی ایجاد کنند؛ برای زمان‌های مفیدتر برنامه‌ریزی کنید
اگر یک کارمند زیردست شما همیشه دیر به جلسات می‌آید؛ شاید به خاطر تداخل جلساتی است که دارد. احتمالا بهتر است زمان‌های متفاوتی برای برگزاری جلسات برنامه‌ریزی کنید. این کار را می‌توانید با همکاری و نظر خود کارمند و تشویق او به ساختن یک تقویم عمومی برای جلسات انجام دهید.
این تقویم مشترک نشان می‌دهد کارمندان در چه جلساتی هستند و آنها هم می‌دانند شما چه جلساتی دارید تا به این ترتیب همیشه زمان‌های موثر و مفیدی برای برگزاری جلسات مشترک انتخاب کنید.
به طور مثال می‌توانید بگویید: «من می‌خواهم جلساتی که دیر شروع می‌شوند را کاهش دهم. لطفا یک تقویم مشترک شامل برنامه جلسات خود بسازید تا بتوانیم برای حرکت به جلو و برنامه‌ریزی بهتر از آن استفاده کنیم.»
۲- به آنها بگویید تاخیرشان یک رفتار غیرقابل قبول است
در حالی‌که این موضوع کاملا شفاف و واضح است و نیازی به گفتن نیست اما شاید کارمند شما تصور کند اگرچه همیشه دیر به جلسات می‌آید ولی می‌تواند از پس همه کارها برآمده و مشکلی پیش نمی‌آید.
شاید عاقلانه باشد یک جلسه خصوصی با او برگزار کنید یا از طریق ایمیل به او بگویید که چنین رفتاری هرگز قابل قبول نیست. انتظارات خود از حضور به موقع او در جلسات را یادآوری کنید و عواقب ادامه این تاخیرها را برشمرید. این هشداری برای این کارمندان است تا بیشتر تحریک و تشویق شوند زمان‌ها را رعایت کنند.
به عنوان مثال بگویید: «من متوجه هستم کارهای غیرمنتظره‌ای پیش می‌آید اما انتظار دارم تمام تلاش خود را بکنید که به موقع وارد جلسه شوید. تاخیر شما بر کل برنامه جلسه اثرگذار است. بخشی از کار شما این است که در این جلسات شرکت کنید و در بحث‌ها حضور داشته باشید. لطفا دفعه بعدی به موقع سر جلسه باشید.»
۳- حتما پیام یادآوری ارسال کنید
این احتمال وجود دارد که کارمند شما فراموش کند جلسه چه زمانی است یا آن‌قدر جلسات زیادی برگزار می‌کند که دقیقا زمان جلسه شما را فراموش کند. اگرچه این احتمال برای افرادی که دائما در جلسات تاخیر دارند؛ بسیار کم است ولی باز بهتر است حتما برای هر جلسه، یادآوری‌هایی تنظیم و از طریق ایمیل، پیامک، پیام‌رسان‌ها و هر روش دیگر ارتباطی که بین شما رایج است؛ زمان و تاریخ جلسه را دوباره اطلاع‌رسانی کنید.
به عنوان مثال بگویید: «سلام …، فقط به عنوان یادآوری، ما ساعت ۶ بعدازظهر امروز مشتاقانه منتظر حضور شما در جلسه و استفاده از صحبت‌های شما هستیم. با تشکر»
۴- دستور کار جلسات را قبل از شروع جلسه ارسال کنید
ممکن است کارمند شما دیر به جلسات بیاید چون فکر نمی‌کند دستور کار مهمی در جلسه برای او وجود داشته باشد یا موضوع‌های جلسه به حوزه کاری او مرتبط نمی‌شوند. اگرچه این تفکرات از سوی یک کارمند حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر غیرقابل‌قبول هستند ولی باز می‌توانید دستور کار جلسه را به او یادآوری کنید تا بداند مهم است از ابتدا در جلسه بوده و درگیر مباحث شود.
این کار را می‌توانید با اشتراک‌گذاری دستور کار طی یادداشتی و تاکید بر اهمیت حضور به موقع همه کارمندان و همکاران انجام دهید.
برای مثال: «سلام همکاران، برای یادآوری ما امروز ساعت ۶ بعدازظهر جلسه خواهیم داشت. امروز درباره جزئیات کمیپن تبلیغاتی فصل بهار صحبت می‌کنیم. دستور کار جلسه به طور کامل در زیر به اشتراک گذاشته شده است. انتظار داریم همه همکاران به موقع وارد جلسه شوند. زیرا به هم‌فکری و کمک همه افراد نیاز داریم و تک تک شما باید در جریان آخرین تصمیم‌گیری‌ها باشید.»
۵- به کارمند خود اخطار دهید
قوانینی وضع کنید و طبق آن به کارمندان خود یادآوری کنید در صورتی که مرتبا دیر به جلسات بیایند و بی‌نظمی ادامه‌دار داشته باشند؛ مشمول اخطارهای جدی می‌شوند.
البته، باید خیلی نادر و به صورت ضروی اتفاق بیفتد که واقعا یک کارمند را اخطار و تذکر جدی بدهید؛ چون در غیر این صورت قضیه لوس شده و دیگر اهمیت خود را برای کارمندان از دست می‌دهد.
به عنوان مثال بگویید: «من باید بدانم می‌توانم به شما اعتماد کنم تا به موقع در جلسات حاضر شده و کارهای خود را انجام می‌دهید. انتظار دارم هر جلسه را جدی بگیرید. اگر مطمئن شوم که نمی‌توانم روی حضور به موقع شما در جلسات حساب باز کنم؛ تصمیم‌های جدیدی در نقش و وظایف کاری شما خواهم گرفت. این یک هشدار و اخطار جدی برای شما است. لطفا در جلسه بعدی به موقع حاضر باشید.»
اگر مدیر بالادست شما در جلسات تاخیر دارد
اگر رئیس یا مدیر بالایی شما در جلسات دیر شرکت می‌کند؛ چگونه می‌توان آن را مدیریت و وادار به حضور به موقع کرد؟ باز هم راهکارهایی در اینجا ارائه شده است:
۱- جلسات را ادامه دهید
معمولا مدیران جلسات و کارهای زیادی دارند که بخشی از آنها روی یکدیگر هم‌پشانی دارد. شما یک جلسه برای ساعت ۱۰ صبح تنظیم کردید ولی هم‌زمان مدیر شما در جلسه دیگری است که تا ۱۰:۳۰ دقیقه طول می‌کشد.
بنابراین، بهترین راه‌کار این است که جلسه خودتان را شروع و با حضور افراد دیگر ادامه دهید؛ چون نباید وقت دیگران تلف و منتظر بمانید تا رئیس وارد جلسه شود.
به عنوان مثال، می‌توانید به مدیرتان بگویید: «اگر مشکلی نیست؛ ما هم‌اکنون در جلسه هستیم و تا ساعت ۱۱ جلسه ادامه پیدا خواهد کرد. منتظر می‌مانیم تا جلسه شما هم تمام شده و به ما ملحق شوید. اگر نیاز است بخشی از جلسه که نیستید را برای شما پخش یا ضبط کنیم تا کاملا در جریان تصمیم‌گیری‌ها باشید.»
۲- جلسات را یادداشت‌برداری و برای او ارسال کنید
اگر رئیس شما نمی‌تواند به طور منظم در جلسات شرکت کند؛ بهتر است چند دقیقه وقت بگذارید و خودتان یا فرد دیگری رئوس مهم جلسه را یادداشت‌برداری و بعد برای ایشان ارسال کنید. به این روش، مدیرتان در جریان تصمیم‌گیری‌ها و اتفاق‌های مهم قرار خواهد گرفت.
به عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «متاسفیم که امروز نتوانستید در جلسه ما حضور داشته باشید. ما برخی صحبت‌ها و تصمیم‌های مهم جلسه را به طور خلاصه برای شما یادداشت‌برداری می‌کنیم و دقیقا پس از جلسه در اختیارتان قرار می‌دهیم. خوشحال می‌شویم پس از مطالعه آنها، ملاقاتی داشته و نظرات شما را هم دریافت کنیم.»
۳- جلسات را ضبط کنید
اگر رئیس شما نمی‌تواند همیشه در جلسات شرکت کند ولی تمایل دارد از محتویات جلسات مطلع باشد و خودش را با تیم شما هماهنگ کند؛ بهتر است همه زمان جلسه یا بخشی که در آن نبوده را ضبط کرده و بعدا در اختیارش قرار دهید تا در زمان مناسب گوش کند.
به عنوان مثال: «ببخشید که امروز مجبور هستیم جلسه را بدون شما شروع کنیم. هر زمان که فرصت کردید و تمایل داشتید وارد جلسه شوید؛ خوشحال می‌شویم ولی جای هیچ نگرانی نیست چون کل جلسه را ضبط کرده و پس از پایان آن برای شما ارسال می‌کنیم.»
۴- موضوع و دستور کار جلسه را برای او ارسال کنید
اگر رئیس شما وقت ندارد در جلسه شرکت کند؛ حداقل کاری که می‌توانید انجام دهید؛ ارسال موضوع و دستور کار جلسه برای او است تا کاملا با تیم شما هماهنگ شود و بداند در حال انجام چه کارهایی هستید. موضوع و دستور کار جلسه را می‌توانید طی یادداشتی برای مدیرتان بفرستید.
برای مثال: «ما دوست داریم نظرات شما را درباره نحوه برگزاری کمپین فصل بهار بدانیم. جلسه ما ساعت ۶ بعدازظهر شروع می‌شود. دستور کار جلسه به پیوست برای شما ارسال شده است.»
۵- درباره ریاست جلسه یا تفویض اختیارات او صحبت کنید
اگر حضور رئیس شما در جلسات ضروری است و مثلا ریاست جلسه را برعهده دارد ولی ازدحام کارها اجازه نمی‌دهد به موقع وارد جلسات شود یا اصلا ممکن است کل جلسه را از دست بدهد؛ شما هم نمی‌توانید هر بار زمان جلسه را تغییر دهید؛ بهتر است با او صحبت کرده تا برخی اختیارات و وظایف را به شما محول کند.
رئیس شما می‌تواند برخی کارها را به شما یا فرد دیگری در جلسه موکول کند. این بزرگ‌ترین فرصت است تا هم جلسات کاری خود را منظم‌تر برگزار کرده و کارها را پیش ببرید و هم با گرفتن برخی مسئولیت‌ها و اختیارات، تصمیم‌های مهمی بگیرید که در روند حرکت شرکت تاثیرگذار هستند و یک قدم بزرگ کاری بردارید.
به عنوان مثال می‌توانید به مدیرتان بگویید: «من می‌خواهم در هدایت این پروژه به شما کمک کنم تا باری از دوش شما برداشته شود. من می‌توانم این اطمینان را به شما بدهم که مدیریت جلسه و کارهای مرتبط با پروژه را با مسئولیت‌پذیری بالا و موفقیت انجام داده و کمکی به کاهش کارهای شما کرده باشم. قبلا تجربه برگزاری چنین جلسات و مدیریت این پروژه‌ها را داشتم و اگر شما با کلیت قضیه موافق هستید؛ می‌توانیم درباره آن بیشتر صحبت کنیم.»
