مغزتان این‌گونه شما را فریب می‌دهد تا فکر کنید برای کارهای مهم وقت ندارید
ما تمایل داریم کارهایی که نسبت به زمان حساس هستند را در اولویت قرار دهیم؛ حتی اگر پاداش کارهای غیر حساس به زمان بیشتر باشد
ما همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن داریم ولی زمان ما محدوده است و نسبت به زمانی مورد نیاز این کارها، همیشه وقت کم می‌آوریم. پس چگونه تصمیم می‌گیریم چه چیزی را در اولویت قرار دهیم؟ به نظر می‌رسد ذهن ما اصلا روال منطقی در پیش نمی‌گیرد.
قاعده «mere urgency effect» یا تاثیر بیشتر کارهای فوری باعث می‌شود همیشه تمایل داشته باشیم کارهایی را در اولویت قرار دهیم که محدودیت زمانی دارند و نسبت به زمان حساس هستند و کارهایی که محدودیت زمانی ندارند را عقب‌تر بیندازیم. این شرایط حتی اگر بدانیم انجام یک کار غیرحساس به زمان می‌تواند برای ما سود و پاداش بیشتری داشته باشد؛ باز اتفاق می‌افتد و یک کار کم ارزش‌تر ولی فوری‌تر را زودتر و با اولویت بالاتر انجام می‌دهیم.
این سوگیری شناختی توضیح می‌دهد چرا علی‌رغم نیت ما به انجام کارهای موثرتر، درگیر پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و چت‌ها تیمی می‌شویم. پاسخ دادن به پیام‌ها همیشه یک نیاز فوری است؛ چون همیشه یک نفر در انتظار پاسخ است. در مقابل، مهم‌ترین اهداف ما در اولویت کمتری قرار می‌گیرند و از ما دورتر می‌شوند. به تعویق انداختن این کارها به فردا یا هفته دیگر، هیچ پیامدهای فوری برای ما ندارد.
جالب اینجا است که تحقیقات نشان می‌دهند افرادی که خود را بسیار مشغول می‌دانند؛ بیشتر قربانی قاعده «اثر فوری» می‌شوند؛ بدین معنا که افرادی که احساس می‌کنند زمان کمی دارند؛ احتمال کمی دارد که از زمان خود به خوبی استفاده کنند.
آنچه که می‌توانید انجام دهید
برای اولویت‌بندی وظایف خود از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. در ماتریس آیزنهاور چهار دسته وظیفه تعریف شده است: فوری (urgent)/غیرفوری (not urgent)/مهم (important) و غیر مهم (not important). این ماتریس به شما کدام می‌کند تا تصمیم بگیرید یک کار در کدام مربع قرار می‌گیرد و چقدر فوری و مهم یا غیر فوری و غیر مهم است.
براساس این ماتریس، باید ۲ تا ۴ ساعت از بهترین زمان کاری خود را برای مهم‌ترین کارهای روزانه خود اختصاص دهید. تصمیم بگیرید پربارترین ساعت‌های خود را به مهم‌ترین کارهای خود اختصاص دهید. در تقویم خود برای این ساعت‌ها هر چیزی که باعث حواس‌پرتی می‌شود یا باعث می‌شود کار را رها کنید؛ بلوکه و متوقف کنید تا بتوانید بدون وقفه روی کارهای مهم تمرکز داشته باشید.
کارهای ارتباطی خود را به ساعت‌های خاصی از روز موکول کنید. به جای پاسخ دادن همیشگی به ایمیل‌ها و پیام‌ها از ابتدای صبح و لحظه ورود به محل کار، بهتر است دیگران را عادت بدهید منتظر پاسخ‌گویی بی‌درنگ شما نباشند. ساعت‌هایی مانند ۱۲ تا ۱۲:۳۰ دقیقه یا ۴ تا ۵ بعدازظهر را برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، پیام‌ها و سایر مکاتبات و ارتباطات مشخص کنید و در باقی ساعت‌ها اصلا سراغ آنها نروید.
اگر متوجه شدید در ساعت‌های غیر مشخص شده، دوباره سراغ ایمیل‌ها و پیام‌رسان‌ها یا شبکه‌های اجتماعی می‌روید؛ بهتر است از یک اپلیکیشن مسدودکننده مانند Freedom برای قفل کردن اپلیکیشن‌های ارتباطی در ساعت‌های مشخصی از روز استفاده کنید. همین‌طور، می‌توانید از یک ابزار مدیریت ایمیل‌ها مانند Mailman سود ببرید تا بتوان همه ایمیل‌های دریافتی را دسته‌بندی کرد و در ساعت‌های معین و مشخصی از روز جواب داد.
به کارهای مهم خود مهلت بدهید. تقریبا غیرممکن است که خود را فریب ندهید تا مهلتی که خودتان مشخص کردید را حفظ کنید. بنابراین، باید دنبال راهی خارجی باشید تا برای شما مهلت انجام کارها الزام‌آور باشد. مثلا، می‌توانید به مدیر یا همکار و دوست خود بگویید قرار است یک کار مهم را در چه زمانی به پایان برسانید.
