چگونه در گوگل درایو یک پوشه را به اشتراک بگذاریم
برای همکاران خود دسترسی به فایل‌ها در گوگل درایو را فراهم و به صورت مشترک کار کنید
گوگل درایو می‌تواند یک فضای ذخیره‌سازی تک مرحله‌ای مناسب برای دسترسی چندین نفر به فایل‌ها و ویرایش اسناد مشابه باشد.
به عنوان مثال، اعضای یک تیم می‌توانند به سرعت بدون دانلود پوشه و فایلی، در یک پروژه و به صورت بی‌درنگ و آنلاین با هم همکاری کنند. اما برای رسیدن به این سطح از همکاری و تعامل، باید بدانید چگونه یک فایل یا پوشه را در گوگل درایو به اشتراک بگذارید و درک صحیحی از مجوزهای اشتراک‌گذاری داشته باشید.
آموزش اشتراک‌گذاری پوشه‌ها در گوگل درایو (دسکتاپ)
پس از ایجاد یک پویشه در گوگل درایو و قرار دادن فایل‌ها درون آن برای اشتراک‌گذاری، روی پوشه کلیک کنید و بعد دکمه Share در گوشه سمت راست بالا پنجره را بزنید:
با این روش می‌توانید این پوشه را با یک فرد خاص، گروهی از افراد یا هر فردی که به لینک اشتراک‌گذاری دسترسی دارد؛ به اشتراک بگذارید.
برای اشتراک‌گذاری پوشه با یک شخص خاص، نام یا آدرس ایمیل او را در نوار جست‌وجو، تایپ کنید. به همین ترتیب، برای Google Groups باید نام گروه را در نوار جست‌وجو تایپ کنید تا پوشه با تمام اعضای گروه به اشتراک گذاشته شود:
برای استفاده یک شخص از پوشه، روی فلش رو به پایین سمت راست کلیک کنید. Viewer می‌توانند پوشه را ببینند و همه فایل‌های داخل پوشه را باز کنند. در مورد Commenter نیز همین‌طور است به اضافه اینکه آن‌ها می‌توانند به همه فایل‌های داخل پوشه نظراتی اضافه کنند. افراد دارای مجوز Editor بیشترین آزادی را دارند و آن‌ها می‌توانند هر فایل درون پوشه را ویرایش، حذف و منتقل یا فایل‌های جدیدی به پوشه اضافه کنند.
پس از اشتراک‌گذاری پوشه، می‌توانید تنظیمات مجوز فایل‌های داخل آن را تغییر دهید.
لینک اشتراک‌گذاری
در گوگل درایو می‌توانید یک پوشه را با لینک اختصاصی و منحصربه‌فرد با دیگران به اشتراک بگذارید. این روش برای اشتراک‌گذاری پوشه‌ها با افرادی که اکانت گوگل ندارند؛ مناسب است.
ابتدا روی Get Link کلیک کنید و بعد باید انتخاب کنید آیا لینک برای هر کسی که به آن دسترسی پیدا می‌کند؛ محدود (Restricted) یا باز (open to anyone) است؟ Restricted به این معنی است که فقط افرادی را به عنوان همکار و شریک اضافه کنید که باید به پوشه و فایل‌ها دسترسی داشته باشند. Anyone with the link به این معنی که هر فردی در اینترنت که این لینک را دریافت کند؛ می‌تواند به پوشه دسترسی پیدا کند:
هنگام به اشتراک‌گذاری اطلاعات حساس، بهتر است گزینه Restricted را انتخاب کنید. با این حال، هنگام اشتراک‌گذاری یک پوشه با هر فردی از طریق لینک، می‌توانید تنظیمات مشابهی که در بالا گفته شده است را از طریق منوی کشویی تغییر دهید.
بعد، روی Copy link کلیک کنید و بعد روی Done بزنید. در نهایت، می‌توانید لینک اشتراک‌گذاری پوشه و فایل‌ها را از طریق یک ایمیل یا هر برنامه‌ای که می‌خواهید با دیگران به اشتراک بگذارید.
آموزش اشتراک‌گذاری پوشه‌ها در گوگل درایو (اندروید و iOS)
در کنار نام پوشه‌ای که می‌خواهید به اشتراک بگذارید؛ روی آیکون سه نقطه ضربه زده و بعد گزینه Share را بزنید:
نام، آدرس ایمیل یا گروه گوگلی شخصی که می‌خواهید پوشه را با او به اشتراک بگذارید؛ وارد کرده و سپس برای انتخاب اینکه آیا فردی می‌تواند فایل را مشاهده، ویرایش و تغییر دهد؛ روی فلش رو به پایین در زیر نام او ضربه بزنید:
مجوز Viewer اجازه می‌دهد او پوشه را دیده و همه فایل‌های داخل پوشه را باز کند. مجوز Commenter می‌توانند به فایل‌های درون پوشه نظر هم اضافه کنند. مجوز Editor اجازه هرگونه تغییر، ویرایش و حذف و اضافه فایل‌ها را می‌دهد. اگر نمی‌خواهید دیگران متوجه شوند که این پوشه را ارسال کردید؛ روی آیکون سه نقطه در گوشه سمت راست بالا ضربه زده و گزینه Don’t notify people را فشار دهید.
در نهایت روی گزینه Send بزنید تا پوشه از طریق ایمیل برای فرد یا افرادی که انتخاب کردید؛ به اشتراک گذاشته شود.
لینک اشتراک‌گذاری
همین‌طور، می‌توانید پوشه را با یک لینک منحصربه‌فرد با دیگران به اشتراک بگذارید. این روش برای اشتراک‌گذاری پوشه و فایل‌ها با افرادی که اکانت گوگل ندارند؛ بهینه‌سازی شده است. روی آیکون کره در پایین سمت چپ برنامه گوگل درایو ضربه بزنید و تنظیمات لینک را انتخاب کنید:
روی Change ضربه بزنید و یکی از گزینه‌های restrict یا open access را برای لینک انتخاب کنید. همان‌طور که توضیح دادیم؛ Restricted به معنای این است که افرادی که اضافه می‌شوند؛ قابلیت دسترسی و باز کردن لینک را دارند و Anyone with the link نیز به این معنی است که هر فردی این لینک را دریافت می‌کند؛ می‌تواند پوشه را باز کرده و فایل‌های داخل آن را مشاهده کند یا دست به ویرایش و ارسال نظر کند:
روی آیکون زنجیره‌ای لینک کلیک کنید تا این لینک کپی شده و بتوانید از آن در ایمیل، پیام‌رسان‌ها یا هر اپلیکیشن دیگری استفاده کنید و برای دیگران بفرستید.
آموزش اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گوگل درایو (دسکتاپ)
ابتدا، فایلی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید را انتخاب کرده و بعد روی کلید Share در گوشه بالا سمت راست صفحه ضربه بزنید. بعد کلید Shift روی صفحه‌کلید را نگه داشته و فایل بعدی یا فایل‌های دیگر را هم انتخاب کنید:
آدرس ایمیل شخصی که می‌خواهید فایل یا فایل‌ها را با او به اشتراک بگذارید؛ وارد کرده یا نام یک گروه گوگلی را بزنید تا با این گروه به اشتراک گذاشته شود.
شما می‌توانید انتخاب کنید به گیرندگان اطلاع داده شود یا خیر. اگر می‌خواهید به مردم اطلاع دهید؛ تیک باکس کنار گزینه Notify people را بزنید. اگر نمی‌خواهید مردم از این اشتراک‌گذاری مطلع شوند؛ تیک باکس را بردارید.
در گام بعدی، می‌توانید نحوه مشاهده و دسترسی مردم به اسناد را تغییر دهید. در گوشه سمت راست پنجره، روی منوی پایین رفتی ضربه زده و یکی از سه گزینه Viewer و Commenter یا Editor را انتخاب کنید.
لینک اشتراک‌گذاری
باز هم مانند پوشه‌ها می‌توانید فایل‌ها را از طریق یک لینک اختصاصی با دیگران به اشتراک بگذارید. اگر می‌خواهید با افرادی که حساب کاربری گوگل ندارند؛ فایل‌ها را به اشتراک بگذارید؛ بهترین روش استفاده از لینک اشتراک‌گذاری است.
ابتدا، روی Get Link کلیک کنید و بعد انتخاب کنید می‌خواهید لینک به صورت restricted یا anyone with the link باشد. در بخش‌های قبلی گفتیم که Restricted فایل را با افرادی که شریک و همکار شما هستند؛ به اشتراک گذاشته می‌شود ولی در حالت Anyone with the link هر فردی در اینترنت به این لینک دسترسی داشته باشد؛ می‌تواند فایل‌ها را مشاهده و ویرایش کند.
اگر اطلاعات حساسی را به اشتراک گذاشتید؛ بهتر است گزینه Restricted را انتخاب کنید. بعد، مشابه بخش‌های بالا، تنظیمات لازم را برای دسترسی به فایل‌ها از منوی کشویی رو به پایین انتخاب کنید.
در مرحله بعد، روی Copy link بزنید و بعد Done را کلیک کنید. در نهایت، می‌توانید این لینک را در ایمیل یا پیام‌رسان‌ها برای دیگران بفرستید.
آموزش اشتراک‌گذاری فایل‌ها در گوگل درایو (اندروید و iOS)
در دستگاه اندرویدی و iOS اپلیکیشن Google Drive را باز کنید.
در کنار نام فایلی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید؛ روی آیکون سه نقطه ضربه زده و گزینه Share را بزنید:
نام شخص یا اشخاص، آدرس ایمیل یا نام گروه گوگلی را برای اشتراک‌گذاری فایل تایپ کنید. سپس، برای اینکه مشخص کنید یک فرد می‌تواند فقط فایل را مشاهده کند یا مجوز دستکاری و ویرایش آن را هم دارد؛ روی فلش رو به پایین در زیر نام آن‌ها ضربه بزنید:
همان‌طور که در بالا اشاره کردیم، افراد Viewer فقط می‌توانند فایل‌ها را باز کنند. افراد دارای مجوز Commenter می‌توانند نظر هم به فایل‌ها اضافه کنند و در نهایت افراد Editor می‌توانند فایل‌ها را باز کرده، ویرایش، حدف و اضافه کنند.
پیش از ارسال فایل، اگر نمی‌خواهید دیگران مطلع شوند که شما این فایل را ارسال کردید؛ از گوشه بالا سمت راست برنامه روی آیکون سه نقطه زده و بعد گزینه Don’t notify people را انتخاب کنید:
در نهایت روی فلش Send در پایین صفحه بزنید تا فایل و پوشه شما از طریق ایمیل برای دیگران ارسال شود:
لینک اشتراک‌گذاری
باز هم می‌توانید فایل‌های خود را در گوشی اندرویدی یا iOS از طریق لینک با دیگران به اشتراک بگذارید. این روش برای افرادی که اکانت گوگل ندارند؛ بسیار ارزشمند است.
روی آیکون کره زمین در پایین سمت چپ پنجره نرم‌افزار گوگل درایو موبایل ضربه زده و گزینه تنظیمات لینک را انتخاب کنید:
روی گزینه Change بزنید و بعد یکی از گزینه‌های restrict یا Anyone with the link را انتخاب کنید. Restricted فقط با افرادی که شما انتخاب و مشخص کردید؛ به اشتراک گذاشته می‌شود و می‌توانند فایل‌ها را باز کنند و Anyone with the link برای هر فردی که به اینترنت دسترسی دارد؛ این فایل قابل مشاهده است.
بعد روی آیکون زنجیر لینک ضربه زده و لینک را کپی کنید تا بتوانید در ایمیل یا سایر نرم‌افزارها و پیام‌رسان‌ها، مورد استفاده قرار داده و برای دیگران بفرستید.
چگونه یک فایل یا پوشه در گوگل درایو را از حالت اشتراک خارج کنیم
اگر به طور تصادفی، یک فایل یا پوشه را اشتباهی با شخصی به اشتراک گذاشتید یا تنظیمات نادرستی برای آن اعمال کردید؛ نباید نگران شوید. شما همیشه می‌توانید وضعیت اشتراک‌گذاری و تنظیمات دسترسی و مجوزهای یک فایل و پوشه را تغییر دهید.
برای لغو مجوزهای اشتراک‌گذاری با یک شخص خاص، روی فایل یا پوشه مربوطه کلیک کنید و بعد روی گزینه Share در گوشه بالا سمت راست بزنید. از منوی کشویی رو به پایین، نام شخص را انتخاب کرده و روی Remove کلیک کنید:
همچنین، شما از اینجا می‌توانید مالکیت یک فایل یا پوشه را به فرد دیگری منتقل کرده یا مجوزهای Viewer و Commenter و Editor را تغییر دهید. انتقال مالکیت به یک شخص دیگر، اجازه می‌دهد همان مجوزها و دسترسی‌ها را به فایل و پوشه داشته باشد.
متوقف کردن اشتراک‌گذاری فایل یا پوشه
در بالا، یک روش توقف اشتراک‌گذاری یک فایل یا پوشه و حذف دسترسی یا مجوزها و انتقال مالکیت به فرد دیگری را بررسی کردیم. روش دیگر توقف اشتراک‌گذاری، محدود کردن فایل‌ها برای خودتان است تا از چاپ، کپی یا دانلود آن فایل‌ها توسط دیگران جلوگیری شود. برای انجام این کار، ابتدا روی آیکون Settings از صفحه Share کلیک کنید:
بعد تیک باکس Viewers and commenters can see the option to download, print, and copy را بردارید:
محدودسازی دسترسی به یک لینک در گوگل درایو
برای تغییر تنظیمات یک لینک اشتراک‌گذاری، روی فایل یا پوشه مربوطه کلیک کنید و بعد روی گزینه Share بزنید:
بعد در زیر بخش Get link، انتخاب کنید یک فایل یا پوشه دارای مجوز restricted یا anyone with the link باشد. برای مثال، وقتی شما برای لینک گزینه restricted را انتخاب می‌کنید؛ این لینک فقط توسط افراد یا گروه‌هایی که در زیر بخش Share with people and groups مشخص کردید؛ فایل مشاهده و بعد ویرایش و حذف و اضافه خواهد بود.
چند پرسش
آیا من می‌توانم کل گوگل درایو خود را به اشتراک بگذارم؟
می‌توانید همه فایل‌ها و پوشه‌ها در گوگل درایو خود را به طور همزمان به اشتراک بگذارید. کلیدهای Crt + A را روی صفحه‌کلید فشار داده و بعد هرچیزی که در گوگل درایو دارید را انتخاب کنید. بعد از بالا سمت راست صفحه گزینه Share را بزنید.
آیا من می‌توانم تصاویر را در گوگل درایو به اشتراک بگذارم؟
شما می‌توانید عکس‌ها را همانند یک فایل یا پوشه در گوگل درایو به اشتراک بگذارید.
آیا من می‌توانم گوگل درایو را با فردی که جی‌میل ندارد؛ به اشتراک بگذارم؟
شما می‌توانید از طریق لینک اشتراک‌گذاری، فایل‌ها و پوشه‌ها را با فردی که اکانت گوگل یا جی‌میل ندارد؛ به اشتراک بگذارید. در هنگام اشتراک‌گذاری یک فایل یا پوشه، باید Get link را انتخاب کنید و بعد لینک اشتراک‌گذاری را کپی کرده و از طریق ایمیل یا پیام‌رسان‌ها و نرم‌افزارهای دیگر برای دیگران بفرستید.