چرا باید برخی کارها و وظایف را به دیگران بسپاریم؟

آیا حس می‌کنید مسئولیت‌ها و حجم کارتان فراتر از زمانی است که در اختیار دارید؟ آیا بخش اعظم روز خود را صرف انجام وظایفی می‌کنید که از سطح مهارت و اختیارات شما پایین‌تر است و می‌تواند توسط دیگر اعضای گروه‌تان انجام شود مانند ارائه‌ی آخرین اطلاعات پروژه‌ها و یا جمع‌آوری اطلاعاتی درباره‌ی ارباب رجوعان جدید؟ آیا ظرفیت کافی برای پیگیری‌های سطح بالاتر را ندارید؟ مانند تجزیه و تحلیل ملزومات منابع کوتاه مدت و بلندمدت واحد کاریتان، اجرای یک برنامه‌ی آموزشی برای استخدامی‌های جدید، پا بهبود فرایندهایی برای کاهش زمان تکمیل سفارش ها.

کارسپاری (یعنی محول کردن کارها، پروژه‌ها، یا نقش‌ها به فردی دیگر می‌تواند زمان‌های مورد نیازتان را کاهش داده و به شما امکان دهد مهارت‌های رهبری خود را گسترش دهید و در عین حال، بهره وری شرکت خود را بهبود بخشید. و فرصت‌هایی در اختیار کارمندان‌تان قرار می‌دهد که توانمندی‌های خود را گسترش دهند. کارسپاری موفق وظایف یعنی مدیریت موفق؛ یعنی رهبری، و نه رها کردن اختیارات وقتی هدف و مزایای کارسپاری را بررسی می‌کنید، به یاد داشته باشید هدف صرفا بازدهی برای شما نیست؛ بلکه منافعی است که برای کارکنان و سازمان‌تان نیز وجود دارد.

هدف کارسپاری وقتی وظایفی را محول می‌کنید، در واقع مسئولیت انجام یک کار، تکمیل یک پروژه، یا اجرای یک نقش را به فرد دیگری منتقل می‌کنید. به لحاظ وظایف بزرگ تر، همچنان اختیار، کنترل، و مسئولیت دارید، اما فردی که کاری را به او می‌سپارید(که می‌تواند یکی از زیردستان مستقیم، عضوی از گروه، پیمانکاری خارج از شرکت، یا حتی یکی از دوستان همکارتان باشد به جزئیات می‌پردازد.

برای مثال شما می‌توانید به مدیر ارشد پروژه این وظیفه را بسپارید که هر هفته آخرین اطلاعات تمامی پروژه‌های واحد شما را جمع‌آوری و اطمینان حاصل کند معیارهای داخلی، مشخصات ارباب رجوع، و ملزومات قانونی برای هر پروژه رعایت می‌شوند. این فرد اطلاعات مربوط به وضعیت پروژه را به دست می‌آورد، اما شما همچنان روابط مستقیم با ارباب رجوعان و رؤسای واحدهای دیگر را که همراه با شما روی پروژه‌ها کار می‌کنند مدیریت می‌کنید.

کارسپاری می‌تواند تأثیر بسیار مثبتی روی کارمندان و نیز مدیری که وظایف را محول می‌کند داشته باشد، اما مدیرانی که بیش از حد کار می‌کنند اغلب کمتر از این ابزار بهره می‌گیرند.

مزایای کارسپاری کارسپاری، مزیت ویژه‌ای به همه ارائه می‌دهد. در اینجا بررسی دقیق‌تری انجام می‌دهیم.

مزایای کارسپاری برای شما

سپردن وظایف به دیگران، علاوه بر کاهش حجم کارو میزان استرس شما، مهارت‌های شما را در هدایت نیز بهبود بخشیده و احتمالا رضایت شغلیتان را افزایش می‌دهد. رها کردن وظایفی مانند تهیه‌ی گزارش‌های مخارج، با تهیه‌ی پیش نویس خبرنامه‌ی کارمندان، که دیگران نیز می‌توانند انجام دهند، زمان بیشتری به شما می‌دهد تا بر کارهایی که نیازمند مهارت‌ها و اختیارات ویژه‌ی شما است متمرکز شوید، مانند کار با مدیر امور مالی درباره‌ی پیش بینی سه ماهه‌ی اصلاح شده‌ی گروه‌تان، تشکیل گروهی برای ارزیابی تأثیر توسعه‌ی اخیر یک رقیب در بازارهای جدید، یا ایجاد برنامه‌ای ارتباطی برای سازماندهی مجدد شرکت‌تان و تغییرات لازم اما مشکل کارمندانی که شما را همراهی خواهند کرد).

مزایای کارسپاری برای زیردستان مستقیم شما

با سپردن وظایف به افراد گروه‌تان، انگیزه و اعتماد به نفس را افزایش داده و به آن‌ها کمک می‌کنید مهارت‌های جدیدی کسب کنند. فرض کنید نیاز دارید چند روز از زمان‌بندی تولیدتان کم کنید. به جای آنکه فرایند کنونی تولید را خودتان ثبت کنید، از یکی از کارکنان می‌خواهید که این کار را بر عهده بگیرد. به این صورت کارمند شما این فرصت را به دست می‌آورد نظری در فرایند تغییر داشته باشد، و در عین حال می‌آموزد چگونه کار را برنامه ریزی کند، همکاری دیگران را به دست آورد، احساس مسئولیت کند، و در حیطه‌ی فعالیت‌های مدیریتی تجربه کسب کند. برخی از وظایفی که به زیردستان مستقیم‌تان سپرده می‌شوند، فرصت مواجهه‌ی بیشتری در سازمان یا صنعت شما در اختیار آن‌ها قرار می‌دهند(مانند وقتی که از یکی از کارکنان می‌خواهید در کنفرانسی صحبت کند و یا مجموعه‌ای از متخصصان را برای یک رویداد شبکه‌ای سازماندهی کند).

مزایای کارسپاری برای سازمان شما

محول کردن کارها به افراد مناسب و در سطح مناسب، منابع یک سازمان را به حداکثر می‌رساند، بهره وری را بهبود می‌بخشد، و باعث صرفه جویی مالی برای شرکت می‌شود. با سپردن وظایف، سازمان شما از بهبود سطح مهارت‌های کارکنان و نیز توانایی شما برای انجام کارهای سطح بالاتر بهره می‌برد. کارسپاری موفق باعث ایجاد اعتماد نیز می‌شود شما به یکی از کارکنان‌تان برای انجام کار اتکا می‌کنید، و آن‌ها برای دریافت پشتیبانی و راهنمایی در هنگام نیاز به شما متکی هستند و در یک سازمان، اعتماد به معنی کارکنان فعال‌تر است. در نهایت، کارسپاری باعث تقویت ارتباطات می‌شود، چرا که شما و کارکنان‌تان روش‌های جدیدتری برای کار با یکدیگر پیدا می‌کنید. وکارکنان‌تان می‌آموزند برای انجام وظیفه‌ی محول شده چگونه دیگران را تحت تأثیر قرار دهند.

همچنین کارسپاری، روشی مناسب برای ارزیابی توانمندی‌های کارکنان پیش از ترفیع سمت‌های آن‌ها است. برای مثال، فرض کنید می‌خواهید ببینید آیا کارلوس، که از اعضایی با رتبه‌ی پایین در گروه مهندسی شما است، برای سمت مدیر پروژه‌ای که به زودی آغاز خواهد شد آمادگی دارد یا خیر. تعیین او برای رهبری یک پروژه‌ی کوچک مانند نظارت بر طراحی مجدد و تولید یک قطعه که میزان شکست بالایی دارد، به شما کمک خواهد کرد بتوانید درباره‌ی مناسب بودن او قضاوت کرده و به او کمک کنید میزان راحتی خود در این ظرفیت را به روشی نسبتا کم خطر ارزیابی کند. اگر شما و کارلوس موافقید که او به آموزش بیشتری نیاز دارد تا بتواند ترفیع دریافت کند، می‌توانید این مسأله را در برنامه‌ی توسعه‌ی شغلی او لحاظ کنید.

برای دستیابی به این مزایا نه تنها باید برخی وظایف را محول کنید، بلکه باید این کار را به شکلی اثربخش انجام دهید.

این کتاب به شما چگونگی آن را نشان می‌دهد:

کتاب کارسپاری
نویسنده : نرگس شفیعی
انتشارات آموخته
۸۸ صفحه